Jeszcze w 2019 roku, chcąc znaleźć aplikacje wspierającą prace hybrydową w modelu HotDesk trzeba było sporo cierpliwości i determinacji. Mało firm decydowało się na taki model pracy, dominowało przekonanie, że najlepszą i jedyną formą efektywnej pracy jest praca w biurze.
9 stycznia 2020 roku Światowa Organizacja Zdrowia ( WHO) ogłosiła, że w chińskim Wuhan występuje tajemnicze zapalenie płuc związane z zakażeniem niepoznanym dotąd koronawirusem. Mało kto w tamtym momencie przypuszczał jak wpłynie to na zmianę modelu pracy w biurach. Kolejne miesiące ludzkość poznawała pojęcie „ lock down” a ze względów epidemiologicznych praca niemal całego świata przeniosła się z biurowców pod dachy domów. Każda firma która mogła przeorganizować wykonywanie obowiązków przez swoich pracowników w domu, w pośpiechu dostosowywała się do nowych realiów. Nie inaczej było w przypadku Warszawy, gdzie na Warszawskim Żoliborzu siedzibę miała jedna z firm będąca liderem wdrożeń usług Microsoftu. Kolejne miesiące dały poluzowania restrykcji epidemiologicznych, i można było powoli wracać do biura , jednak w ograniczonym zakresie. Pracownicy mogli być w biurze, jednak nie mogli zajmować biurek obok siebie, a odległość pomiędzy jednym a drugim nie mogła być mniejsza niż 1,5 metra, konieczna też była maksymalna izolacja pracowników między sobą. To wszystko wymuszało wprowadzenie nowej organizacji pracy w biurze, a ta z kolei potrzebowała nowych narzędzi. Co prawda mieliśmy wciąż do dyspozycji kalendarze i spotkania w outlook, lub narzędzia do rezerwacji zasobów takich jak np. samochód, czy sala konferencyjna, ale żadne z tych narzędzi nie było stworzone do wspierania modelu hotdesk dla pracowników, i o ile można było za ich pomocą organizować taką prace, to przypominało to raczej otwieranie konserwy z pomocą łyżeczki do herbaty.
Jak to zwykle bywa, sprawdziła się stara jak świat maksyma – Potrzeba matką wynalazków. Czterech specjalistów z Warszawy na co dzień związanych z branżą IT postanowiło przygotować proste i intuicyjne narzędzie którego zadaniem było wspieranie pracy hybrydowej, wpisaną na stałe w świat ogarniętym COVID 19.
Zadania jakie postawili przed aplikacją były następujące:
• Pełna kontrola nad przestrzenią: HotDesks pozwala na rezerwację biurek, sal konferencyjnych oraz miejsc parkingowych.
• Dane i analizy w czasie rzeczywistym: Menedżerowie mogą na bieżąco monitorować i dostosowywać przestrzeń biurową dzięki dokładnym raportom dostarczanym przez aplikację.
• Integracja z narzędziami pracy: Aplikacja łączy się z Microsoft Exchange, umożliwiając płynne zarządzanie spotkaniami i rezerwacjami.
• Skuteczność dzięki technologii QR: Pracownicy potwierdzają swoją obecność w biurze skanując kod QR, a menedżerowie mają dostęp do tych danych w czasie rzeczywistym.
W tamtym czasie, nie było na rynku aplikacji która z jednej strony spełniałaby stawiane wymagania, a z drugiej nie wymagałaby kosztownych wdrożeń, szkoleń dla pracowników, dostępności na żądanie w modelu subskrypcji, niskich kosztów implementacji w organizacji, i niskich kosztów miesięcznego utrzymania. Idea była taka, żeby HotDesks był możliwy do uruchomienia w 1 dzień od momentu podjęcia przez klienta decyzji o jej zakupie, onboarding pracowników nie powinien trwać dłużej niż 60 minut. A sama aplikacja powinna umożliwiać w prosty i elastyczny sposób odwzorowanie planów pomieszczeń biurowych w sposób, który użytkownikowi umożliwi szybkie i intuicyjne podjęcie decyzji które biurko chce zarezerwować.
Ruszyły prace, platformą na której powstała aplikacja były zasoby AZURE, dzięki temu aplikacja zyskała niemal nieograniczone możliwości skalowania, rozwoju i integracji z innymi narzędziami. Przez pierwszy rok prace były wykonywane wieczorami, korzystając z narzędzi do komunikacji zdalnej. Koncepcja HotDesks ewoluowała, pojawiły się kolejne pomysły, takie jak na przykład prosty moduł do rezerwowania miejsc parkingowych, czy też rezerwowanie biurek tylko w wybranych godzinach albo możliwość opisu standardu wyposażenia danego biurka. Po roku aplikacja została udostępniona komercyjnie w pierwszej firmie. Firma zatrudniała ok 60 osób i dysponowała dwoma oddziałami w Warszawie i Rzeszowie. Przygotowanie aplikacji do uruchomienia zajęło 1 dzień, a cały proces wdrożenia w organizacji nie przekroczył 40 minut. Po pierwszym miesiącu produkcyjnego działania HotDesks okazało się, że aplikacja poza drobnymi mankamentami działa stabilnie i spełnia swoje zadanie, dodatkowo pracownicy dostali do rąk narzędzie, dzięki któremu mogli zadbać o to żeby ich ulubione miejsce było dostępne w dniu w którym przyjdą do biura, a w pobliżu siedziały osoby z zespołu projektowego, lub zwyczajnie ludzie z którymi lubią przebywać będąc w biurze.
Lock down, jak i późniejsze ograniczenia dotyczące pracy w biurze, spowodowały, że wiele firm dopiero rozważało wprowadzenie pracy hybrydowej na stałe, a co za tym idzie zmianę wynajmowanych powierzchni biurowych na mniejsze. Okazało się, że największą trudnością dla takich organizacji było oszacowanie jaki faktyczny metraż nowego biura potrzebują i ile dokładnie potrzeba stanowisk pracy, tak żeby z jednej strony nie utrzymywać nie używanych lub sporadycznie używanych, a z drugiej zapewnić komfort pracy pracowników. Z pomocą przyszła aplikacja HotDesks dzięki funkcji zbierania danych i możliwości analizy w czasie rzeczywistym, jest idealnym narzędziem za pomocą którego firma może uzyskać kompletne i wiarygodne dane, które umożliwią świadome i poparte cyframi podjęcie decyzji o zmianie biura, ze wskazaniem na metraż i liczbę przyszłych stanowisk pracy.
Aplikacja HotDesks pojawiała się w materiałach reklamowych na wszystkich znaczących platformach Social Medialnych , a strona www.hotdesks.pl zyskiwała coraz większe zainteresowanie, co za skutkowało kolejnymi klientami. Kolejne firmy decydowały się na zakup aplikacji HotDesks, a jej twórcy zyskiwali unikalną wiedzę dotyczącą nie tylko niuansów organizacji pracy hybrydowej w biurze ale też wiedze z zakresu zachowania użytkowników.
Obecnie aplikacja HotDesks zawiera szereg zaawansowanych funkcjonalności umożliwiających kompleksowe zarządzanie pracą hybrydowa w biurze, zawiera moduł do zarządzania miejscami parkingowymi z możliwością włączenia opcji potwierdzenia wykorzystania miejsca przez użytkownika, z automatycznym zwalnianiem nie potwierdzonego miejsca po czasie zdefiniowanym przez administratora systemu. HotDesks jako aplikacja wyróżnia się tez tym, że liczba użytkowników nie wpływa na koszt korzystania z HotDesks, dzięki czemu nawet firmy zatrudniające kilkaset osób, korzystają z aplikacji bez potrzeby ponoszenia nadmiernych kosztów. Dzięki integracji z MS exchange umożliwia płynne zarządzanie spotkaniami i rezerwacjami. Twórcy aplikacji cały czas zbierają uwagi od użytkowników, które są inspiracją do rozwijania aplikacja tak, żeby byłą coraz bardziej uniwersalnym o kompleksowym narzędziem generującym oszczędności dla firm które pracują w modelu hybrydowym z jednoczesnym zapewnieniem komfortu pracy ich pracowników.
Nie czekaj. Dołącz do firm, które już odkryły korzyści płynące z HotDesks i wykorzystaj pełen potencjał pracy hybrydowej. Odwiedź https://hotdesks.pl/ i rozpocznij swoją podróż z HotDesks już dzisiaj!
