Sale konferencyjne

System rezerwacji sal konferencyjnych z ekranem przy drzwiach

Rezerwuj sale z planu biura, zapraszaj uczestników i pokazuj aktualny status spotkania na ekranie przy drzwiach. Opcjonalna integracja z Exchange Online wysyła rezerwacje z HotDesks do firmowego kalendarza sal.

Wypróbuj za darmo Umów prezentację

14 dni okresu próbnego bez karty. Monitor sali działa w przeglądarce tabletu, więc nie musisz kupować specjalnych paneli.

Monitor sali HotDesks na tablecie przy drzwiach: status ZAJĘTA, trwające spotkanie z paskiem postępu, zegar i agenda dnia

Biurko i salę rezerwujesz w tej samej aplikacji

Sale są na tym samym planie piętra co biurka. Kto rezerwuje biurko na wtorek, przy okazji bierze salkę na poranne spotkanie zespołu.

Wolna sala w wybranych godzinach

Wybierasz dzień, ustawiasz godziny i widzisz, które sale są wolne w całym zakresie.

Na mapie sala jest obrysem pomieszczenia, więc od razu widać, czy sąsiaduje z open spacem, czy stoi w cichej części piętra.

Filtr po pojemności i wyposażeniu: ekran, zestaw do wideokonferencji, tablica
Rezerwacja w imieniu innego pracownika

Plan piętra w HotDesks z zaznaczonymi salami konferencyjnymi i biurkami, paskiem dni i selektorem godzin

Uczestnicy dostają zaproszenie

W oknie rezerwacji dopisujesz osoby z firmy. Zaproszenie idzie mailem, a spotkanie ląduje w kalendarzu uczestników i nikt nie przepisuje terminu drugi raz.

Odwołanie działa tak samo: sala znów jest wolna, a uczestnicy dostają informację o zmianie.

Okno rezerwacji sali w HotDesks z polem uczestników, podpowiedziami z listy pracowników i informacją o kolizji

Aktualny status sali widoczny już z korytarza

Ekran automatycznie pokazuje status WOLNA, ZARAZ ZAJĘTA albo ZAJĘTA, godzinę zakończenia oraz agendę spotkań na cały dzień. Odświeża się sam, więc pokazuje stan na teraz, a nie na moment wywieszenia kartki.

Agenda dnia
Pod statusem widać kolejne spotkania: godziny, temat i osobę, która rezerwowała.
Zakończ wcześniej
Spotkanie skończone przed czasem zamykasz w aplikacji, a sala od razu jest wolna dla następnej grupy.
Klucz od administratora
Tablet łączy się z salą przez osobny adres i klucz, który administrator może w każdej chwili zmienić. Bez klucza nikt nie zobaczy kalendarza sali.

Zobacz, jak w tym samym ekranie rezerwuje się biurka

Ekran monitoru sali w trybie prezentacji: duży status zajętości, nazwa spotkania, pasek postępu i lista kolejnych rezerwacji

Co ustawia administrator

Sale zaznaczasz na tym samym planie co biurka, w tym samym edytorze. Nie ma osobnego modułu ani osobnej listy do prowadzenia.

Sala na planie, z opisem i zdjęciem
Obrys pomieszczenia, pojemność, wyposażenie i zdjęcie wnętrza. Pracownik wie, co znajdzie za drzwiami.
Kto może rezerwować którą salę
Sala zarządu albo pokój rozmów HR bywa dostępny tylko dla wskazanych osób i zespołów. Dostęp ustawiasz tak samo jak dla pięter.
Monitor sali
Włączasz go w ustawieniach sali. Tam też jest adres dla tabletu, klucz dostępu i podgląd ekranu.
Adres sali w Exchange Online
Tu wpisujesz adres sali w Exchange i włączasz integrację dla całej organizacji. Jak działa sama integracja, opisujemy w sekcji niżej.

Konfigurator lokalizacji HotDesks: drzewo lokalizacji, rzut piętra z salami i biurkami oraz inspektor sali

Rezerwacja sali może trafić do Exchange Online

Jeśli firma korzysta z Exchange Online, HotDesks może wysyłać rezerwacje sal do firmowego kalendarza. Rezerwacja jest tworzona i zarządzana w HotDesks, a następnie trafia do kalendarza sali w Exchange i rozsyła zaproszenia uczestnikom.

wysyłanie rezerwacji sal z HotDesks do Exchange Online
dodawanie rezerwacji do kalendarza sali
zaproszenia dla uczestników spotkania
integracja HotDesks z Exchange

Nie korzystacie z integracji Exchange? Użytkownik nadal może jednym przyciskiem dodać własną rezerwację do Google Calendar lub Outlooka. To niezależna funkcja i nie wymaga konfiguracji po stronie administratora.

Każda sala może mieć inne zasady

Duża sala zarządu i budka do rozmów telefonicznych nie potrzebują tych samych zasad. Każdą salę opisujesz osobno, bez pisania regulaminu na intranecie.

Rezerwacja na dowolny okres

Godziny wybierasz z dowolną dokładnością, więc krótka rozmowa nie blokuje sali na całe przedpołudnie.

Sala wyłączona z rezerwacji

Salę w remoncie albo zajętą przez szkolenie wyłączasz z rezerwacji, a na mapie zostaje.

Ekran tylko tam, gdzie jest potrzebny

Monitor włączasz osobno przy każdej sali. Sala zarządu może mieć tablet przy drzwiach, a budka do rozmów telefonicznych obejdzie się bez niego.

Sale w kilku oddziałach

Sale w różnych miastach i budynkach są w tym samym systemie. Menedżer widzi tylko swoją część firmy.

Własny opis każdej sali

Przy sali wpisujesz, ile osób się w niej mieści, i zaznaczasz wyposażenie z katalogu prowadzonego raz dla całej firmy. Te same wartości są potem filtrami na liście sal.

Sale w raportach

Raport pokazuje obłożenie sal obok biurek. Zobacz raporty.

Koniec z konfliktami i dwoma grafikami tej samej sali

Dwa sposoby sprawdzania, czy sala jest wolna.

Kalendarz współdzielony i kartka na drzwiach

HotDesks

Organizator sprawdza dostępność w kalendarzu, ale nie wie, czy sala ma ekran i mieści sześć osób.

Lista pokazuje tylko sale wolne w wybranych godzinach, z pojemnością i wyposażeniem.

Przed salą zbierają się dwie grupy, bo poprzednie spotkanie przedłużyło się bez wpisu.

Ekran przy drzwiach pokazuje godzinę zakończenia i kolejną rezerwację.

Spotkanie odwołane w czacie zostaje w kalendarzu i blokuje salę do końca dnia.

Odwołanie zwalnia salę od razu, a uczestnicy dostają powiadomienie.

Nikt nie wie, ile razy sala na dwanaście osób służyła rozmowie we dwoje.

Raport wykorzystania pokaże, które sale są przeciążone, a które regularnie pozostają niewykorzystane.

Pytania o rezerwację sal

Czy sale rezerwuje się osobno od biurek?

Nie. Sala jest na tym samym planie piętra i na tym samym ekranie rezerwacji co biurko. Pracownik uczy się jednej aplikacji, a jednym filtrem może pokazać same sale.

Jak działa integracja z kalendarzem Exchange?

Administrator przypisuje do sali jej adres w Exchange Online i konfiguruje integrację dla organizacji. Od tego momentu rezerwacja utworzona w HotDesks trafia do kalendarza sali i rozsyła zaproszenia uczestnikom. To co innego niż przycisk „Dodaj do kalendarza” przy własnej rezerwacji, który działa także z Google Calendar i Outlookiem. Szczegóły dla działu IT są na stronie dla dużych firm.

Czy bez Exchange mogę dodać rezerwację do swojego kalendarza?

Tak. Przycisk „Dodaj do kalendarza” działa niezależnie od integracji Exchange. Każdy użytkownik może dodać swoją rezerwację do Google Calendar lub Outlooka. Nie wymaga to konfiguracji firmowego kalendarza przez administratora.

Co pokazuje monitor przy sali?

Duży status WOLNA, ZAJĘTA albo ZARAZ ZAJĘTA, nazwę i godziny trwającego spotkania z paskiem postępu, zegar z datą oraz pełną agendę dnia. Wolną salę można zająć jednym dotknięciem, a trwające spotkanie zakończyć wcześniej.

Czy monitor sali wymaga specjalnego urządzenia?

Nie. To ta sama aplikacja otwarta w przeglądarce dowolnego tabletu przy drzwiach. Tablet łączysz z salą przez jej osobny adres i klucz dostępu, który możesz w każdej chwili zmienić.

Czy kalendarz sali jest publicznie dostępny?

Nie. Bez ważnego klucza ekran pokazuje tylko prośbę o klucz, a nie dane o spotkaniach. To świadoma decyzja: anonimowy adres pozwalałby obcym przeglądać zajętość wszystkich sal w firmie.

Da się ograniczyć dostęp do wybranych sal?

Tak. Dostęp ustawiony dla lokacji obejmuje też sale na tym obszarze.

Czy sale wchodzą w limit planu?

Tak. Każda sala udostępniona do rezerwacji liczy się do limitu zasobów w planie. Liczba użytkowników pozostaje nielimitowana. Szczegóły w cenniku.

Dodaj sale i sprawdź monitor jeszcze dziś

Okres próbny obejmuje wszystkie funkcje, także ekran przy sali. Wystarczy tablet, który macie w biurze.