Desk sharing i hot desking w pracy hybrydowej
W pracy hybrydowej nie każdy potrzebuje własnego biurka przez pięć dni w tygodniu. HotDesks pozwala współdzielić stanowiska, planować obecność zespołów i mierzyć rzeczywiste wykorzystanie biura.
Co się zmieniło w tygodniu pracy
W firmach usługowych część tygodnia spędza się w domu, a część w biurze. Ludzie przychodzą przy tym nierówno, więc w jedne dni brakuje miejsc, a w inne biuro stoi puste.
Biuro ma dni pełne i puste
Środek tygodnia jest zajęty, początek i koniec świecą pustkami. Średnia miesięczna tego nie pokaże. Liczy się rozkład na dni.
Stałe biurko traci sens
Stanowisko przypisane na nazwisko stoi puste w dni, gdy jego właściciel pracuje z domu. Nikt inny z niego nie skorzysta, bo formalnie jest zajęte.
Powód przyjazdu się zmienił
Do biura przychodzi się na spotkanie z zespołem, nie po dostęp do komputera. Rośnie zapotrzebowanie na sale, spada na rzędy biurek.
Desk sharing w praktyce
Desk sharing to rezygnacja ze stałego przypisania biurek: stanowisk jest mniej niż pracowników, a miejsce rezerwuje się na dzień, w którym przyjeżdżasz. Hot desking oznacza to samo w wariancie bez rezerwacji: kto pierwszy, ten siedzi.
Wariant bez rezerwacji działa tylko przy dużym zapasie miejsc. Gdy stanowisk jest mniej niż osób, potrzebna jest rezerwacja: pracownik chce wiedzieć przed wyjściem z domu, że ma gdzie usiąść.
- Jedno biurko, kilka osób: to samo stanowisko obsługuje różnych pracowników w różne dni tygodnia.
- Rezerwacja na godziny albo na cały dzień: pół dnia w biurze nie blokuje miejsca na całą dobę.
- Strefy na piętrze: cicha strefa, strefa zespołu, biurka przy oknie. Miejsce znajdziesz filtrem wyposażenia, bez szukania wzrokiem.
- Zwolnienie miejsca z telefonu: kto nie dojeżdża, odwołuje rezerwację, a biurko wraca na mapę jako wolne.
- Praca hybrydowa
- Model, w którym pracownik część tygodnia pracuje zdalnie, a część z biura. Firma ustala zasady: liczbę dni, dni wspólne albo pełną swobodę wyboru.
- Desk sharing
- Rezygnacja ze stałego przypisania biurek. Stanowisk jest mniej niż pracowników, a miejsce rezerwuje się na konkretny dzień lub godziny.
- Hot desking
- Desk sharing bez rezerwacji: miejsce zajmuje się po przyjściu. Sprawdza się tylko przy dużym zapasie stanowisk.
- Optymalizacja przestrzeni biurowej
- Dopasowanie metrażu i układu biura do realnego obłożenia. Wymaga danych: ile miejsc jest zajętych, w które dni i w których lokalizacjach.
Wspólny dzień zespołu w biurze
Największy zawód hybrydy to przyjazd do pustego biura. Człowiek traci godzinę na dojazd i zastaje dwie osoby z innego działu. Drugi raz woli zostać w domu.
Dlatego dzień w biurze planuje się zespołem, nie indywidualnie. Plan piętra pokazuje awatary osób, które już zarezerwowały miejsce na dany dzień, więc rezerwacja obok kolegów zajmuje kilka sekund. Kalendarz na ekranie rezerwacji od razu odpowiada na pytanie „kiedy warto przyjechać”.
- Kto będzie w biurze
Awatary na planie piętra pokazują, kto zarezerwował miejsce na dany dzień. Na tej podstawie umawiacie wspólny przyjazd.
- Rezerwacja za kogoś
Asystentka rezerwuje dla zarządu, recepcja dla gościa z zewnątrz. Konto nie jest potrzebne, wystarczy imię i nazwisko.
- Sale obok biurek
Sala leży na tej samej mapie co stanowiska, więc dzień zespołowy planuje się razem ze spotkaniem.
Reguły rezerwacji i szczyty obłożenia
Jeśli wszyscy chcą przyjeżdżać we wtorek i czwartek, w te dni brakuje miejsc, a w pozostałe biuro stoi puste. To nie jest problem metrażu, tylko rozkładu. HotDesks nie zamyka dnia sztywnym limitem. Przy każdej dacie widać, ile stanowisk zostało, więc część osób sama przesuwa przyjazd, a raport pokazuje administracji, gdzie szczyt jest za wysoki.
Ile rezerwacji naraz
Firma ustala, ile zaplanowanych rezerwacji może mieć jednocześnie jedna osoba. Osobno dla biurek, sal i parkingu, więc nikt nie trzyma zapasu terminów na wszelki wypadek.
Jak daleko naprzód
Horyzont rezerwacji mówi, ile dni w przód otwiera się kalendarz. Nikt nie zajmie ulubionego biurka na cały kwartał.
Kiedy można rezerwować
Godziny, w których system przyjmuje rezerwacje. Bez tego miejsca na atrakcyjny dzień znikają w nocy, zaraz po otwarciu kolejnej doby horyzontu.
Mapa obłożenia tygodnia pokazuje, w które dni i godziny biuro jest najbardziej zajęte.
Jak sprawdzić, ile biurek naprawdę potrzebujecie
Decyzję o powierzchni podejmuje się raz na kilka lat, przy odnowieniu najmu. Żeby mieć wtedy dane, trzeba zacząć je zbierać wcześniej. Wystarczy jedno piętro i kwartał rezerwacji.
- 1
Policz stanowiska, nie metry
Punktem odniesienia jest liczba biurek, sal i miejsc parkingowych faktycznie dostępnych do rezerwacji. Najpierw zmierz wykorzystanie stanowisk. Dopiero później podejmuj decyzję o metrażu i kosztach biura.
- 2
Odwzoruj jedno piętro
Zacznij od jednej lokalizacji: rzut, biurka, sale, strefy. Reszta oddziałów może dołączyć później, gdy zasady będą sprawdzone.
- 3
Zbieraj dane przez pełny cykl
Tydzień to za mało, bo wypada w nim urlop albo wyjazd. Kwartał pokazuje rozkład tygodnia, sezonowość i realne szczyty.
- 4
Włącz potwierdzanie obecności
Rezerwacja bez potwierdzenia zawyża obłożenie. Powiadomienie albo kod QR na biurku odróżnia realne wejście do biura od zapisu, z którego nikt nie skorzystał.
- 5
Patrz na dzień szczytu
Wnioski wyciągasz z dnia szczytu i dnia najsłabszego, a nie ze średniej. Lista miejsc bez rezerwacji podpowiada, co zmienić w układzie biura.
Czego nie robić przy wdrożeniu
Desk sharing najczęściej upada na zasadach, które ludzie omijają, bo utrudniają im pracę.
Częsty błąd
Zamiast tego
Zabranie stałych biurek i ogłoszenie tego mailem w piątek.
Pilotaż na jednym piętrze, z zespołem, który zgłosił się sam. Zasady poprawiane po dwóch tygodniach.
Redukcja liczby biurek przed pomiarem, „bo i tak nikt nie przychodzi”.
Najpierw kwartał danych o obłożeniu, potem decyzja o liczbie stanowisk.
Rezerwacja w arkuszu na dysku współdzielonym.
Rezerwacja w telefonie, z planem piętra i informacją, kto z zespołu już jest zapisany.
Nakaz przychodzenia w konkretne dni dla całej firmy.
Wspólny dzień ustalany w zespole, z licznikiem wolnych miejsc przy każdej dacie.
Ciche przypisanie części biurek „swoim” osobom.
Stałe przypisanie tam, gdzie jest uzasadnione, opisane w regule i widoczne dla wszystkich na mapie.
Traktowanie liczby rezerwacji jako miary obecności.
Potwierdzenia obecności i ranking miejsc bez rezerwacji jako korekta danych.
Przy pracy hybrydowej można współdzielić również parking. Miejsce osoby pracującej z domu może tego dnia zarezerwować ktoś, kto przyjeżdża do biura. Rezerwacja miejsc parkingowych na dzień przyjazdu kończy spór o miejsca szybciej niż zmiana układu biurek.
Pytania o pracę hybrydową
Czym różni się desk sharing od hot deskingu?
Ile biurek na osobę przy pracy hybrydowej?
Jak przekonać pracowników do rezygnacji ze stałego biurka?
Czy trzeba narzucić dni pracy z biura?
Co zrobić, gdy wszyscy chcą przyjeżdżać we wtorek i czwartek?
Jak zmierzyć wykorzystanie powierzchni bez czujników?
Czy praca hybrydowa oznacza mniejsze biuro?
Ile trwa wdrożenie desk sharingu?
Zacznij od jednego piętra
Konto administratora zakładasz sam, w minutę. Po kilku dniach rezerwacji zobaczysz w raporcie, jak wygląda obłożenie w Waszym tygodniu.
Macie kilka oddziałów i pytania od działu IT? Zobacz stronę dla dużych firm.