HotDesks dla dużych firm i organizacji z wieloma lokalizacjami
Zarządzaj biurkami, salami, parkingami i zasobami we wszystkich lokalizacjach z jednego systemu. SSO, role i uprawnienia, integracja kalendarza sal, hosting w Unii Europejskiej oraz wsparcie bezpośrednio od polskiego producenta.
30 minut · online · bez zobowiązań · HotDesks tworzy i rozwija CodeSpirit Sp. z o.o., polski producent oprogramowania
HotDesks pracuje w organizacjach z sektora finansowego, farmacji, handlu i kultury
Każdy oddział w tej samej strukturze
Drzewo lokalizacji budujecie sami: miasto, budynek, skrzydło, strefa, piętro. Na najniższym poziomie jest biuro z biurkami i salami albo parking. Nowy oddział dodajecie do tej samej struktury i tej samej bazy.
- Wiele poziomów zagnieżdżenia
- Struktura przyjmuje zarówno jedno piętro, jak i kilkanaście adresów w kilku miastach. Nazwy poziomów ustala administrator, więc drzewo mówi językiem firmy.
- Uprawnienia dla każdej lokalizacji
- Menedżer oddziału widzi i administruje swoim obszarem. Uprawnienia zagnieżdżają się, więc dostęp do strefy można nadać bez dostępu do całego piętra.
- Własna strefa czasowa i dni wolne
- Każda lokalizacja ma własną strefę czasową i kraj, z którego biorą się dni wolne w kalendarzu. Oddział za granicą pracuje na swoim kalendarzu, a godziny rezerwacji liczą się w jego czasie lokalnym.
- Biurka, sale, parking i sprzęt w jednej aplikacji
- Biurka, sale, miejsca parkingowe i zasoby, takie jak samochody czy sprzęt, rezerwuje się tak samo. Typy zasobów i ich egzemplarze definiuje administrator. Pracownik uczy się jednego ekranu.
- Bez opłat za każdego kolejnego pracownika
- Cena zależy od liczby udostępnionych zasobów, a nie liczby pracowników. Możecie objąć systemem całą organizację bez kupowania kolejnych licencji użytkowników.
Bezpieczeństwo i dane gotowe na wymagania dużej organizacji
HotDesks działa w modelu SaaS i nie wymaga instalacji w Waszej infrastrukturze. Dział IT i inspektor ochrony danych dostają odpowiedzi na pytania o bezpieczeństwo i przetwarzanie danych w zakresie potrzebnym do oceny dostawcy, wprost od producenta systemu.
Hosting w Unii Europejskiej
Dane aplikacji przetwarzamy w infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej. Dostawców, którzy mają styczność z danymi powierzonymi przez Waszą firmę, wymieniamy w wykazie podmiotów przetwarzających.
Chmura z certyfikatem ISO/IEC 27001 i SOC 2
HotDesks utrzymujemy w chmurze, która ma certyfikat ISO/IEC 27001 oraz raport SOC 2.
Powierzenie bez dodatkowej biurokracji
Zasady powierzenia przetwarzania danych są częścią dokumentacji usługi akceptowanej przy jej uruchomieniu. Standardowe wdrożenie nie wymaga podpisywania osobnego papierowego dokumentu.
Eksport i usunięcie danych
Rezerwacje administrator eksportuje sam do CSV, z pulpitu raportów. Organizację można dezaktywować, a trwałe usunięcie danych wykonujemy na żądanie, na zasadach z Załącznika nr 1 do regulaminu.
Zakres danych osobowych
System potrzebuje imienia, nazwiska i służbowego adresu e-mail. Tablice rejestracyjne pracownik wpisuje w profilu, jeśli korzysta z parkingu.
Informacje dla IT i IOD
W procesie zakupowym przekazujemy informacje potrzebne do oceny HotDesks jako dostawcy SaaS: zakres przetwarzanych danych, lokalizację hostingu, retencję, zabezpieczenia i wykorzystywane usługi infrastrukturalne.
Logowanie dopasowane do polityki IT
Pracownicy mogą logować się kontem Google lub Microsoft, przez firmowe SSO w standardzie SAML 2.0 z Microsoft Entra ID albo klasycznym kontem z hasłem. Metody można łączyć, na przykład SSO dla pracowników i konta z hasłem dla podwykonawców.
- Konto Google albo Microsoft: pracownik wchodzi tym samym kontem, którym loguje się do poczty, a konto w HotDesks powstaje przy pierwszym wejściu.
- SSO dla całej organizacji: logowanie firmowym kontem w standardzie SAML 2.0, z Microsoft Entra ID. Konfigurację ustawiamy razem z Waszym działem IT.
- Hasło, gdy tak jest wygodniej: gość albo podwykonawca spoza katalogu firmowego dostaje zaproszenie mailem i zakłada zwykłe konto.
Integracja kalendarza sal z Exchange Online
HotDesks może wysyłać rezerwacje sal konferencyjnych do Exchange Online. Rezerwacja sali jest tworzona i zarządzana w HotDesks, a następnie trafia do kalendarza sali i rozsyła zaproszenia uczestnikom.
Jest to niezależne od funkcji „Dodaj do kalendarza”. Każdy użytkownik może dodać własną rezerwację do Google Calendar lub Outlooka także wtedy, gdy organizacja nie korzysta z integracji Exchange.
Integrację włącza administrator dla całej firmy. Przy drzwiach sali może stanąć tablet z monitorem zajętości. Jest sparowany kluczem, więc kalendarz sali nie wisi pod publicznym adresem.
Warunki dopasowane do procesów zakupowych dużej organizacji
Dla większych organizacji przygotowujemy indywidualne warunki współpracy, umożliwiamy rozliczenie przelewem i dedykowany pakiet zasobów.
Faktura z terminem
Rozliczenie przelewem, bez wpisywania danych karty. Faktury i zamówienia są dostępne w panelu administracyjnym, w sekcji Subskrypcja.
Dedykowany pakiet dla organizacji
Limity zasobów i cenę ustalamy pod konkretną firmę. Pakiet dedykowany widzi wyłącznie Wasza organizacja.
Warunki współpracy
Standardowe zasady korzystania z HotDesks, płatności i przetwarzania danych określa dokumentacja usługi. Dla większych wdrożeń możemy uzgodnić dodatkowe warunki handlowe, SLA albo wymagania procesu zakupowego.
Start bierzemy na siebie
Konto administratora zakładacie sami, ale przy kilku piętrach i kilkuset biurkach pierwsze wprowadzenie danych zajmuje czas. Możemy zrobić je za Was.
- 1
Naniesienie rzutów pięter
Przekazujecie rzuty w dowolnym formacie graficznym. Nanosimy biurka, sale i strefy tak, żeby mapa zgadzała się z tym, co pracownik widzi na miejscu.
- 2
Import struktury i ludzi
Drzewo lokalizacji i listę pracowników wgrywamy z arkusza albo pobieramy z katalogu firmowego przy pierwszym logowaniu przez SSO.
- 3
Ustawienie reguł i uprawnień
Zasady rezerwacji ustawiamy raz dla całej firmy. Dostęp do lokalizacji, role menedżerów i strefę czasową każdego oddziału przechodzimy razem z Waszą administracją, jeżeli istnieje taka potrzeba.
- 4
Instrukcja dla pracowników
Umożliwiamy organizację spotkania instruktażowego dla administratorów. Na naszej stronie jest dostępna gotowa instrukcja dla pracowników.
- 5
Pilotaż na jednym piętrze
Zaczynamy od jednej lokalizacji, mierzymy obłożenie w raportach i dopiero potem rozszerzamy na kolejne oddziały.
Case study wdrożenia
Organizacja z sześcioma oddziałami pracuje na HotDesks od ponad trzech lat. Poniżej liczby z tego wdrożenia i to, jak miejsca rozdzielały się przed nim.
Sześć oddziałów, ponad trzy lata w systemie
Przed HotDesks miejsca rozdzielał arkusz, a na parkingu obowiązywała zasada „kto pierwszy, ten lepszy". Dziś pracownik rezerwuje biurko, salę i miejsce parkingowe w jednej aplikacji, a firma ograniczyła godziny, w których można to robić, żeby nikt nie blokował miejsc na długo naprzód. Przy salach wiszą ekrany pokazujące, czy sala jest wolna.
Przez ten czas powstało ponad 30 tys. rezerwacji biurek, ponad 12 tys. miejsc parkingowych i ponad 4 tys. sal. Parking bywa zajęty w stu procentach, więc rezerwacja jest tam jedynym sposobem, żeby wiedzieć, czy będzie miejsce.
- 300+
- biurek w systemie
- 6
- oddziałów i lokalizacji
- 100%
- obłożenie parkingu niemal codziennie
- 3+
- lata w systemie
Dane pochodzą z rzeczywistego, wieloletniego wdrożenia HotDesks; wartości zostały zaokrąglone w dół.
Pytania działu IT
Gdzie przetwarzane są dane i kto jest ich administratorem?
Czy trzeba podpisywać osobną umowę powierzenia danych?
Jak HotDesks realizuje wymagania dotyczące ochrony danych?
Jak wygląda proces zakupowy?
Jak wygląda logowanie firmowym kontem?
Czy możemy ograniczyć dostęp do lokalizacji między oddziałami?
Jak wyeksportować dane, jeśli zrezygnujemy z systemu?
Czy HotDesks wymaga instalacji po naszej stronie?
Czy istnieje wersja on-premise?
Jak wygląda wsparcie i zobowiązania umowne?
Kto odpowiada za produkt?
Porozmawiajmy o Waszym wdrożeniu
Powiedzcie, ile macie oddziałów, pięter i biurek. Przygotujemy wycenę pakietu i odpowiedzi na pytania działu IT o logowanie, bezpieczeństwo i przetwarzanie danych. Macie własny kwestionariusz bezpieczeństwa albo wymagania zakupowe? Prześlijcie je przed spotkaniem.
Umów prezentację
Zostaw kontakt. Umówimy krótką prezentację online i pokażemy najważniejsze scenariusze dla Waszej organizacji.
- support@hotdesks.pl
- Telefon
- 501 000 526
- Czas odpowiedzi
- Dni robocze, zwykle tego samego dnia.
- Producent HotDesks
- CodeSpirit Sp. z o.o.