Regulamin świadczenia usług HotDesks

Ogólne Warunki Korzystania z Serwisu

Postanowienia wstępne

Regulamin określa zasady korzystania portalu HotDesks.pl, prawa i obowiązki Użytkownika, a także prawa, obowiązki i zakres odpowiedzialności Operatora. Użytkownik jest zobowiązany do przestrzegania Regulaminu oraz obowiązujących aktualnie przepisów prawa. Korzystanie przez Użytkownika z Serwisu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody przez Użytkownika na warunki określone w niniejszym Regulaminie.

Definicje Niniejszym przyjmuje się następujące znaczenie poniższych pojęć:
- Administrator/Usługodawca – CODESPIRIT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą pod adresem ul. KAZIMIERZA WIELKIEGO, nr 8, lok. 202, LUBLIN, 20- 611 Lublin, posiadająca NIP 7123419591, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin- Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000904221, REGON: 389073747. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z niniejszym regulaminem, w każdej chwili możesz skontaktować się z nami, wysyłając wiadomość na adres biuro@codespirit.pl
- Serwis– serwis HotDesks.pl dostępny za pośrednictwem Strony Internetowej (https://hotdesks.pl), prowadzony i administrowany przez Usługodawcę. Serwis przeznaczony jest dla Użytkowników i umożliwia korzystanie z Usług świadczonych przez Usługodawcę. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Serwisie, rozumie się przez to również oprogramowanie wraz z interfejsem graficznym oraz zintegrowanymi bazami danych, zainstalowane oraz działające na serwerach Usługodawcy;
- Ogólne Warunki– niniejsze Ogólne Warunki Korzystania z Serwisu;
- Konto– utrzymywany przez Administratora zbiór zasobów, w którym gromadzone są dane Użytkownika oraz informacje o jego działaniach podejmowanych w ramach Serwisu;
- Umowa o Prowadzenie Konta– umowa zawierana pomiędzy Użytkownikiem a Administratorem, mocą której Administrator zobowiązuje się utrzymywać Konto Użytkownika w Serwisie, a Użytkownik korzystać z Serwisu zgodnie z postanowieniami Ogólnych Warunków;
- Konto Firmowe– Konto utrzymywane przez Administratora dla Użytkownika Firmowego;
- Cennik - publikowana na Stronie Internetowej Serwisu informacja o aktualnej wysokości opłat należnych Usługodawcy za korzystanie z Usług w zależności od wybranego Planu Abonamentowego;
- Plan Abonamentowy lub Abonament – określony w Cenniku wariant dostępu do Usług, wyodrębniony pod względem funkcjonalnym i cenowym;
- Strona Internetowa – strona internetowa Serwisu dostępna pod adresem: https://hotdesks.pl;
- Dane osobowe lub dane – dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO, tj. wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, powierzone Administratorowi przez Użytkownika w celu realizacji Umowy;
- Regulamin – niniejszy Regulamin HotDesks.pl;
- Usługa / Usługi – usługa / usługi świadczone przez Usługodawcę na rzecz Użytkownika drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu, w zakresie określonym w wybranym przez Klienta Planie Abonamentowym. Szczegółowy zakres Usług świadczonych przez Usługodawcę na rzecz Klienta został wskazany w § 2 ust. 2 Regulaminu
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
- Przerwa Techniczna – czas niedostępności Serwisu dla Użytkownika, spowodowany wykonywaniem niezbędnych czynności związanych z obsługą techniczną Serwisu;
- u.ś.u.d.e. – ustawa z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.);
- Klient/Organizacja – przedsiębiorca, osoba prawna, jednostka organizacyjna albo inny podmiot, który zakłada w Serwisie Konto Firmowe, zamawia Usługę lub korzysta z niej w związku z prowadzoną działalnością lub działalnością swojej organizacji i udostępnia Usługę swoim Użytkownikom;
- Użytkownik/Usługobiorca – podmiot korzystający z Serwisu w sposób niezwiązany bezpośrednio ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową oraz podmiot, któremu przepisy przyznają taki status.
Postanowienia wstępne Administrator udostępnia Serwis, za pośrednictwem którego świadczy na rzecz Użytkownika usługę drogą elektroniczną w sposób i na zasadach opisanych w Ogólnych Warunkach.
Ogólne Warunki Ogólne Warunki określają zasady:
- korzystania z Serwisu,
- założenia i funkcjonowania Konta,
- zawarcia Umowy Rezerwacji miejsca na platformie HOTDESKS
- zawarcia Umowy Zakupu Usług na platformie HOTDESKS
- zawarcia Umowy Zakupu Usług reklamowych na platformie HOTDESKS
- wystawienia opinii o platformie HOTDESKS
- zgłaszania naruszeń i reklamacji.

Postanowienia ogólne

Regulamin określa warunki i zasady korzystania z Serwisu oraz Usług udostępnianych za pośrednictwem Serwisu.
Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1) u.ś.u.d.e. Postanowienia Regulaminu określają w szczególności sposób rejestracji w Serwisie, warunki korzystania z Usług oraz dokonywania płatności, prawa i obowiązki Stron oraz informacje o charakterze technicznym i porządkowym.
Regulamin udostępniany jest przez Usługodawcę nieodpłatnie przed zawarciem Umowy za pośrednictwem Serwisu w sposób umożliwiający odtworzenie i utrwalenie jego treści za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Usługobiorca. Na żądanie Usługobiorcy, Usługodawca dostarczy Usługobiorcy Regulamin w aktualnie obowiązującym brzmieniu, pocztą elektroniczną na wskazany przez Usługobiorcę adres do kontaktu. Usługobiorcy mogą uzyskać dostęp do Regulaminu w każdym czasie za pośrednictwem Serwisu oraz pobrać go i sporządzić jego wydruk.

Zawarcie Umowy

Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta pomiędzy Klientem a Usługodawcą z chwilą utworzenia Konta Firmowego i zaakceptowania przez osobę działającą w imieniu Klienta Regulaminu oraz dokumentów wskazanych jako jego integralna część.
Akceptacja Regulaminu następuje w formie elektronicznej i jest równoznaczna ze złożeniem przez Klienta oświadczenia o zapoznaniu się z jego treścią oraz zobowiązaniu do jego przestrzegania.
Osoba zakładająca Konto Firmowe lub akceptująca Regulamin w imieniu Klienta oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta lub została przez Klienta upoważniona do dokonania tej czynności.
Jeżeli w związku ze świadczeniem Usługi Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta, warunki takiego przetwarzania określa Załącznik nr 1 „Powierzenie przetwarzania danych osobowych”, stanowiący integralną część Umowy.
Zawarcie Umowy nie wymaga podpisania dodatkowego dokumentu w formie papierowej, chyba że Strony indywidualnie uzgodnią inaczej.

Serwis

Zawartość Serwisu Serwis umożliwia konfiguracje stanowisk pracy, sal konferencyjnych i miejsc parkingowych, oraz udostępnienie możliwości rezerwacji wyżej wymienionych, użytkownikom zaproszonym przez Administratora poszczególnych organizacji (firm)
Dostępność Serwisu Serwis dostępny jest publicznie.
Opłaty za korzystanie z Serwisu Z Serwisu można korzystać zgodnie z Cennikiem publikowanym na stronie www.HotDesks.pl
Zmiana pakietu z niższego na wyższy, następuje natychmiast po zrealizowaniu płatności, za pośrednictwem PAYu, HotDesks jest usługą przedpłaconą, dlatego data rozliczenia zostanie zmieniona proporcjonalnie do środków, jakie pozostały od ostatniej płatności.
Zmiana pakietu na niższy następuje po zakończeniu bieżącej subskrypcji.
W przypadku zmiany płatnej subskrypcji na niższą i bezpłatną system zachowa się następująco:
- wszelkie rezerwacje które były dokonane w ramach płatnej subskrypcji zostaną widoczne w systemie i nie zostaną skasowane, natomiast skonsumują liczbę limitu rezerwacji z wybranej subskrypcji.
- Rezerwacje z dalszym okresem rezerwacji niż w nowej subskrypcji, nie zostaną skasowane, natomiast wszelkie nowe rezerwacje będą mogły być zakładane już zgodnie z wybraną subskrypcją
- Liczba biurek i/lub sal konferencyjnych powinna być zmniejszona zgodnie z wybraną nowa subskrypcja, w przeciwnym razie biurka zostaną losowo wyłączone z puli dostępnych stanowisk.
- Liczba dostępnych miejsc parkingowych powinna być dostosowana do limitu w wybranej subskrypcji
Aktualne ceny jak i opisy pakietów są dostępne na Stronie internetowej na koncie użytkownika w zakładce SUBSKRYPCJE
Warunki techniczne Do korzystania z Serwisu nie jest konieczne spełnienie szczególnych warunków technicznych przez komputer lub inne urządzenie Użytkownika. Wystarczające są:
- standardowy system operacyjny,
- standardowa, aktualna przeglądarka internetowa,
- połączenie z Internetem,
- aktywny adres poczty elektronicznej, tam gdzie Administrator wymaga jego podania.
Funkcje Serwisu Za pośrednictwem Serwisu Administrator świadczy na rzecz Użytkownika usługę drogą elektroniczną, polegającą na zapewnieniu Użytkownikowi możliwości:
- przeglądania zawartości Serwisu i zamieszczania w nim treści,
- założenia i funkcjonowania Konta w Serwisie,
- zawarcia Umowy Rezerwacji biurka, Sali konferencyjnej i miejsca Parkingowego.
Niedozwolone korzystanie z Serwisu W razie korzystania przez Użytkownika z Serwisu w sposób niedozwolony, tj. niezgodny z prawem, dobrymi obyczajami lub postanowieniami Ogólnych Warunków, Administratorowi przysługuj prawo wyłączenia konta użytkownika. Administrator Serwisu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za działania użytkowników nie zgodne z obowiązującym prawem i normami społecznymi.
Konto Korzystanie z Usług dostępnych za pośrednictwem Serwisu wymaga zarejestrowania się Usługobiorcy w Serwisie (założenia Konta),. Rejestracja w Serwisie jest równoznaczna z akceptacją przez Usługobiorcę postanowień Ogólnych warunków oraz zobowiązaniem Usługobiorcy do ich przestrzegania. Z chwilą rejestracji w Serwisie Usługobiorca oświadcza ponadto, że zapoznał się z Polityką prywatności oraz wskazanymi w niej zasadami przetwarzania przez Usługodawcę danych osobowych w związku z korzystaniem z Usług świadczonych za pośrednictwem Serwisu. Podczas procesu rejestracji w Serwisie Usługobiorca zobowiązany jest do podania adresu poczty elektronicznej oraz hasła. Usługobiorca zobowiązany jest do weryfikacji adresu poczty elektronicznej.
Umowa o Prowadzenie Konta Z chwilą akceptacji Ogólnych Warunków, między Użytkownikiem, a Administratorem dochodzi do zawarcia Umowy o Prowadzenie Konta, mocą której Administrator zobowiązuje się utrzymywać Konto Użytkownika w Serwisie, a Użytkownik korzystać z Serwisu zgodnie z postanowieniami Ogólnych Warunków.
Nieodpłatność Umowy o Prowadzenie Konta Umowa o Prowadzenie Konta ma charakter nieodpłatny.
Uzupełnienie danych po założeniu Konta Niezwłocznie po zakończeniu procesu rejestracji Usługobiorca zobowiązany jest do uzupełnienia swoich danych przypisanych do Konta w Serwisie, poprzez wskazanie co najmniej: imienia i nazwiska lub firmy oraz adresu zamieszkania lub siedziby.
Okres obowiązywania i wypowiedzenie Umowa o Prowadzenie Konta zawierana jest na czas nieokreślony z możliwością jej wypowiedzenia przez Użytkownika ze skutkiem natychmiastowym w dowolnym momencie poprzez wysłanie Administratorowi oświadczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Płatności Sposób dokonywania płatności został wskazany w Regulamin płatności dostępnym na Stronie Internetowej.
Adres poczty elektronicznej Użytkownik zobowiązany jest używać w komunikacji z Administratorem adresu poczty elektronicznej podanego podczas zakładania, bądź też wskazanego przez Użytkownika w panelu Konta.
Licencja na wykorzystanie treści Klient może wprowadzać do HotDesks treści niezbędne do korzystania z usługi, w szczególności nazwę i logo organizacji. Klient zachowuje prawa do tych treści i oświadcza, że jest uprawniony do ich wykorzystywania. Klient udziela CodeSpirit niewyłącznego prawa do korzystania z tych treści wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi HotDesks. Klient wyraża zgodę na wykorzystanie jego nazwy i logo przez CodeSpirit w celu wskazania, że korzysta z HotDesks, w szczególności na stronie internetowej HotDesks oraz w materiałach prezentujących klientów usługi. CodeSpirit korzysta z logo bez ingerencji w jego formę, poza zmianą rozmiaru lub dostosowaniem technicznym niezbędnym do jego wyświetlenia. Klient może w każdym czasie zwrócić się o zaprzestanie takiego wykorzystania.
Uprawnienia Administratora Administrator jest uprawniony w każdym momencie do weryfikacji danych zawartych na Koncie i podjęcia w tym zakresie wszelkich wymaganych działań, w tym wymagania dodatkowych danych lub oświadczeń. Do czasu wyjaśnienia sprawy, Administrator jest uprawniony do zablokowania Konta.
Zmiana szaty graficznej Usługodawca zastrzega sobie prawo do modyfikowania technicznego sposobu realizacji Usług (np. zmiany szaty graficznej), bez pogarszania ich jakości lub funkcjonalności, a także bez wpływu na zakres praw i obowiązków Stron.

Ochrona i bezpieczeństwo

Wszelkie dane poufne dotyczące Użytkowników przesyłane są z użyciem protokołu szyfrowanego HTTPS. Szczególnym zagrożeniem związanym ze świadczeniem usług drogą elektroniczną jest niebezpieczeństwo uzyskania dostępu i ingerencji w dane transmitowane poprzez sieć Internet przez osoby nieuprawnione. Aby zapobiegać tego typu niebezpieczeństwom (m.in. polegającym na działaniu różnego rodzaju wirusów komputerowych, oprogramowania typu malware lub spyware) ważne jest, aby Użytkownik Serwisu zainstalował na swoim Urządzeniu Końcowym, poprzez które łączy się z siecią Internet, programy antywirusowe i na bieżąco je aktualizował.
Użytkownik nie powinien korzystać z Urządzeń Końcowych niezabezpieczonych przed dostępem osób nieupoważnionych lub w warunkach umożliwiających wgląd do danych przetwarzanych za pośrednictwem Serwisu osobom nieuprawnionym.
Każdy Użytkownik powinien ponadto:

a) stosować odpowiednio mocne hasła oraz nie zapisywać haseł do Serwisu ani nie udostępniać danych dostępowych (loginu i hasła) osobom do tego nieupoważnionym;

b) dokonywać cyklicznej zmiany hasła w celu zachowania bezpieczeństwa danych dostępowych;

c) unikać klikania w podejrzane linki na poczcie elektronicznej.
W razie zauważenia jakichkolwiek nieprawidłowości w działaniu Serwisu, podejrzanych treści lub podjęcia wątpliwości co do funkcjonowania Serwisu, Użytkownik powinien przerwać korzystanie z Serwisu oraz niezwłocznie poinformować o zauważonych nieprawidłowościach Usługodawcę.

Aktualizacje Serwisu

Usługodawca dołoży należytej staranności w zakresie bieżącego aktualizowania Serwisu, w szczególności pod kątem zmian w powszechnie obowiązujących przepisach prawa polskiego, mających wpływ na właściwe działanie Serwisu lub jego poszczególnych funkcjonalności. Jakiekolwiek zmiany w Serwisie wprowadzane są z uwzględnieniem czasu potrzebnego do ich implementacji oraz możliwości produkcyjnych Usługodawcy. Usługodawca nie ponosi wobec Usługobiorców niebędących Konsumentami odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody mogące wyniknąć z niemożliwości dostosowania Serwisu do wymogów prawnych, w terminach określonych w przepisach prawa.
Usługobiorca nie ponosi dodatkowych kosztów z tytułu aktualizacji Serwisu, ponad opłacony Abonament.
Usługodawca uprawniony jest do aktualizacji Serwisu we wszystkich lub w wybranych przez Usługodawcę Planach Abonamentowych.
Aktualizacje Serwisu mogą wprowadzać zmiany w jego funkcjonowaniu. O istotnych zmianach Usługodawca informuje Usługobiorcę za pośrednictwem Serwisu lub Strony Internetowej.
Po wprowadzeniu aktualizacji, obowiązkiem Usługobiorcy jest upewnienie się co do bieżącej poprawności wystawianych dokumentów oraz generowanych raportów.
Aktualizacje Serwisu będą wdrażane zgodnie z założonym przez Usługodawcę przeznaczeniem Serwisu oraz planem jego rozwoju.

Prawa i obowiązki Stron

Usługodawca zobowiązuje się dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia poprawnego działania Serwisu oraz należytego wykonania Usług, jak również w celu ochrony danych i dokumentów zgromadzonych przez Usługobiorcę za pośrednictwem Serwisu.
Usługodawca dołoży wszelkich starań, by Usługi świadczone były na rzecz Usługobiorcy w sposób ciągły, niezakłócony i zgodnie z warunkami opisanymi w Regulaminie. Jednakże Usługodawca zastrzega sobie prawo dokonywania czasowych przerw w dostępie do Usług w celach konserwacyjnych, naprawczych lub w celach aktualizacji albo rozbudowy Serwisu lub Usług – o ile działania te takiej przerwy wymagają. Usługodawca poinformuje Usługobiorcę o Przerwie Technicznej w drodze komunikatu zamieszczonego w Serwisie.
Usługodawca zobowiązany jest planować Przerwy Techniczne w taki sposób, aby były one jak najmniej uciążliwe dla Użytkowników.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do zamieszczania informacji o świadczeniu Usług na rzecz Usługodawcy niebędącego Konsumentem na Stronie Internetowej Usługodawcy oraz w materiałach informacyjnych i marketingowych Usługodawcy (w tym w prezentacjach sprzedażowych), w celach informacyjnych, handlowych i promocyjnych Usługodawcy. Usługobiorca niebędący Konsumentem wyraża zgodę na wykorzystanie przez Usługodawcę w tym celu swojego logotypu i firmy.
Usługobiorca zobowiązany jest do korzystania z Usług w sposób niezakłócający ich działania oraz w sposób zgodny z niniejszym Regulaminem, powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz wszelkimi instrukcjami lub dokumentami udostępnionymi Klientowi przez Usługodawcę w związku z zawarciem lub realizacją Umowy.
Usługobiorca zobowiązany jest do zapoznawania się z opisami i instrukcjami dotyczącymi działania Serwisu i jego poszczególnych funkcji, znajdującymi się na Stronie Internetowej bądź pojawiającymi się w trakcie użytkowania Serwisu.
Usługobiorca zobowiązany jest prowadzić swoją działalność zgodnie z przepisami prawa oraz przetwarzać Dane Osobowe zgodnie z RODO.
Usługobiorca zobowiązany jest do podawania Usługodawcy prawdziwych i aktualnych danych, a w przypadku ich zmiany – do niezwłocznego powiadomienia o tym Usługodawcy, pod rygorem uznania, że wskazane uprzednio dane są aktualne. Usługodawca jest uprawniony w każdym czasie podjąć działania zmierzające do zweryfikowania prawdziwości oraz aktualności podanych przez Usługobiorcę danych.
Usługobiorca nie ma prawa, bez uzyskania uprzedniej zgody Usługodawcy, udostępniać Usług podmiotom trzecim, do używania pod jakimkolwiek tytułem (odpłatnym lub nieodpłatnym) oraz korzystać z Usług wspólnie z podmiotami trzecimi, o ile możliwość taka nie została przewidziana wprost w ramach niniejszego Regulaminu.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich związanej z korzystaniem przez takie osoby z Serwisu, chyba że osoby te korzystały z Serwisu zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
Na adres e-mail Użytkownika mogą być wysyłane informacje techniczne, systemowe i obsługowe dotyczące funkcjonowania Serwisu, niestanowiące informacji handlowej w rozumieniu u.ś.u.d.e.
Użytkownik zobowiązany jest do zapoznawania się z treścią wiadomości oraz komunikatów, przesyłanych mu przez Usługodawcę i stosowania się do ewentualnych zaleceń Usługodawcy podawanych w tych wiadomościach lub komunikatach, jak również powstrzymywania się od korzystania z Usług w terminach przeznaczonych na prace konserwacyjne lub aktualizacyjne – o ile wynika to bezpośrednio z treści komunikatu.
Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy oraz naruszenie postanowień niniejszego Regulaminu przez swoich Użytkowników, tj. osoby, które upoważnia do korzystania z Konta oraz ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania ww. osób, jak za działania i zaniechania własne.
Użytkownik ma zakaz zamieszczania w Serwisie treści i danych o charakterze bezprawnym lub godzącym w dobre obyczaje. W szczególności niedopuszczalne jest zamieszczanie w Serwisie treści naruszających prawa autorskie osób trzecich, treści naruszające cudze dobra osobiste oraz wulgaryzmów.
W przypadku otrzymania urzędowego zawiadomienia lub uzyskania wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze danych zamieszczonych przez Użytkownika w Serwisie lub związanej z nimi działalności, Usługodawca uprawniony jest niezwłocznie uniemożliwić Użytkownikowi dostęp do tych danych, zgodnie z art. 14 u.ś.u.d.e.
Odpowiedzialność za poprawność, aktualność, kompletność i zgodność z prawem wprowadzonych do Serwisu danych spoczywa na Usługobiorcy. Usługodawca nie kontroluje poprawności, sposobu i rodzaju wprowadzanych przez Usługobiorcę danych i nie ponosi odpowiedzialności w sytuacji przedstawienia przez Usługobiorcę organom podatkowym błędnie wygenerowanego lub bazującego na błędnych danych dokumentu wygenerowanego za pośrednictwem Serwisu.

Odpowiedzialność

Niniejszy paragraf Regulaminu ma zastosowanie jedynie do Usługobiorców niebędących Konsumentami.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności, w granicach zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, za szkody wynikające z: a. niespełnienia przez Użytkownika warunków technicznych Usług, o których mowa w niniejszym Regulaminie; b. braku lub przerw w dostępie do Internetu po stronie Użytkownika; c. nieprawidłowości w korzystaniu z Usług przez Użytkowników, w tym nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa opisanych w Regulaminie; d. błędów lub braków w danych podanych przez Usługobiorcę lub jego Użytkownika; e. wystąpienia Przerwy Technicznej, pod warunkiem, że Przerwa Techniczna nie przekracza 48 godzin, kolejno po sobie następujących; f. wystąpienia Przerwy Technicznej, a także trwałej lub czasowej niemożliwości świadczenia Usług, wynikającej z przyczyn niezależnych od Usługodawcy lub będącej następstwem zdarzeń, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności; g. utraty danych dostępowych (loginu i hasła) służących do logowania w Serwisie; h. udostępnienia przez Użytkownika osobom trzecim danych dostępowych (loginu i hasła) służących do logowania w Serwisie, a także uzyskania dostępu do Konta przez osoby nieuprawnione, wskutek korzystania przez Użytkownika z niezabezpieczonych Urządzeń Końcowych; i. braku weryfikacji przez Użytkownika poprawności wygenerowanych w Serwisie dokumentów, raportów i obliczeń pod kątem merytorycznym; j. utraty danych znajdujących się na Koncie, w przypadku gdy Konto to zostało usunięte na warunkach przewidzianych w niniejszym Regulaminie; k. utraty danych znajdujących się na Koncie spowodowanej siłą wyższą lub okolicznościami leżącymi po stronie Usługobiorcy lub jego Użytkownika; l. niebezpieczeństw związanych z użytkowaniem sieci Internet: ataków hackerskich, zainfekowania systemu przez wirusy komputerowe lub zdarzeń podobnych; m. nieznajomości lub nieprzestrzegania przez Użytkownika postanowień Regulaminu; n. korzystania przez Użytkownika z Serwisu w sposób sprzeczny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa; o. zamieszczania przez Usługobiorcę lub jego Użytkownika w Serwisie danych o charakterze bezprawnym; p. wykorzystania w trakcie procesu rejestracji przez osobę nieuprawnioną adresu e-mail osoby, która nie wyraziła na to zgody; q. oraz z innych okoliczności, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności.
Wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi.
Niezależnie od postanowień ust. 2 powyżej, Usługodawca odpowiada wyłącznie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, w tym Usług, które jest następstwem zawinionego i umyślnego działania Usługodawcy. Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy względem Usługobiorcy w każdym przypadku ograniczona jest do wysokości bieżącego Abonamentu, uiszczonego przez Usługobiorcę z tytułu świadczenia Usług i obejmuje wyłącznie szkodę rzeczywistą.
Usługodawca uprawniony jest do czasowego zablokowania Klientowi dostępu do Usług lub wybranych funkcji Konta, w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia przez Usługobiorcę lub jego Użytkownika postanowień Regulaminu lub naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a także w przypadku stwierdzenia działania na szkodę Usługodawcy. W przypadku Usługobiorców będących Konsumentami zablokowanie Konta następuje po uprzednim bezskutecznym wezwaniu Usługobiorcy do zaprzestania naruszeń z wyznaczeniem odpowiedniego terminu. W czasie zawieszenia Usługobiorca zobowiązany jest podjąć działania mające na celu usunięcie przyczyn jego zawieszenia, a po ich usunięciu zobowiązany jest poinformować o tym niezwłocznie Usługodawcę. Usługodawca odwiesza Usługobiorcy dostęp do Usług niezwłocznie po ustaniu przyczyny jego zawieszenia. Usługodawca, w przypadku zawieszenia dostępu do Usług trwającego ponad 30 (słownie: trzydzieści) dni kalendarzowych i braku ustania przyczyn jego zawieszenia, ma prawo rozwiązać z Usługobiorcą Umowę w trybie natychmiastowym. Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy ze skutkiem natychmiastowym, o którym mowa powyżej, zostanie złożone Usługobiorcy w formie pisemnej lub drogą elektroniczną, na dane wskazane na Koncie Użytkownika. Z chwilą skutecznego doręczenia oświadczenia Usługobiorcy, Usługodawca ma prawo do zablokowania lub ograniczenia Usługobiorcy dostępu do Konta oraz usunięcia Konta Usługobiorcy. Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Regulaminu, w przypadku rozwiązania z Usługobiorcą będącym Konsumentem Umowy w trakcie trwania Planu Abonamentowego, Usługobiorca może żądać od Usługodawcy zwrotu Abonamentu w wysokości proporcjonalnej do niewykorzystanej części Okresu Rozliczeniowego. Kwota zwrotu zostanie ustalona jako iloczyn dni pozostałych do końca trwania Okresu Rozliczeniowego oraz stawki Abonamentu w przeliczeniu na jeden dzień. W sytuacjach opisanej w niniejszym punkcie Usługobiorcy niebędącemu Konsumentem nie przysługuje proporcjonalny zwrot uiszczonego Abonamentu za niewykorzystaną część. Postanowienia niniejszego ustępu nie uchybiają innym uprawnieniom Usługodawcy przewidzianym w niniejszym Regulaminie.
Okres trwania blokady nie przedłuża Usługobiorcy okresu świadczenia Usług w ramach opłaconego Abonamentu o czas blokady.
Usługobiorca przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że Serwis stanowi jedynie narzędzie wsparcia Usługobiorcy, w związku z czym Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności związanej z prowadzoną przez Usługobiorcę działalnością gospodarczą.
Usługobiorca niniejszym przyjmuje do wiadomości i potwierdza, że zobowiązuje się wypłacić odszkodowanie i zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności w przypadku jakichkolwiek strat, odszkodowań i zasadnych kosztów poniesionych przez Usługodawcę w wyniku roszczeń osób trzecich wobec Usługodawcy, wynikających z korzystania z Serwisu przez Usługobiorcę lub jego Użytkownika w sposób naruszający niniejszy Regulamin.

Odstąpienie od Umowy

Niniejszy ustęp Regulaminu ma zastosowanie jedynie do Klientów będących Konsumentami.
W terminie 14 (słownie: czternastu) dni od dnia zawarcia Umowy oraz w terminie 14 (słownie: czternastu) dni licząc od dnia pierwszego opłacenia przez Usługobiorcę Abonamentu, Usługobiorca będący Konsumentem może od Umowy odstąpić bez podania przyczyny. Usługobiorca odstępuje od Umowy poprzez złożenie Usługodawcy jednoznacznego oświadczenia o odstąpieniu. Oświadczenie może zostać złożone w formie elektronicznej, na adres e-mail: support@hotdesks.pl (forma zalecana) lub na piśmie, poprzez wysyłkę oświadczenia na adres siedziby Usługodawcy. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie przez Usługobiorcę oświadczenia przed upływem 14-dniowego terminu.
Usługodawca niezwłocznie przekaże Usługobiorcy potwierdzenie otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od Umowy. Potwierdzenie zostanie wysłane drogą elektroniczną na adres e-mail Usługobiorcy użyty do złożenia oświadczenia, a w przypadku złożenia oświadczenia w formie pisemnej, na adres e-mail Usługobiorcy będący jego loginem w Serwisie lub adres e-mail służący do kontaktu z Usługobiorcą, przypisany do jego konta w Serwisie.
W przypadku złożenia przez Usługobiorcę będącego Konsumentem oświadczenia o odstąpieniu od Umowy w trybie i terminie wskazanym w niniejszej paragrafie, Umowę uważa się za niezawartą. Usługodawca, w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, zwróci Usługobiorcy wszelkie dokonane przez niego płatności w ramach Umowy, od której odstępuje (jeśli dotyczy). Zwrot należności nastąpi przy użyciu tego samego sposobu zapłaty, jakiego użył pierwotnie Usługobiorca. Sposób zapłaty zwracanej kwoty na rzecz Usługobiorcy może być zmieniony jedynie za wyraźną zgodą Usługobiorcy.
Odstąpienie od Umowy przez Usługobiorcę jest równoznaczne z usunięciem jego Konta w Serwisie.

Prawa autorskie

Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że Usługodawcy lub jego poddostawcom przysługują wszelkie prawa autorskie do Serwisu oraz jego elementów, mających charakter utworów w rozumieniu ustawy z dnia 04.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2509 ze zm.). Jakiekolwiek kopiowanie, rozpowszechnianie lub dokonywanie opracowań Serwisu lub jego elementów, w tym kopiowanie zdjęć i innych materiałów graficznych oraz stosowanie przedruku tekstów zamieszczonych w Serwisie bez wyraźnej pisemnej zgody Usługodawcy, stanowi naruszenie ww. praw autorskich i spotka się z natychmiastową reakcją Usługodawcy, z pociągnięciem Użytkownika do odpowiedzialności odszkodowawczej włącznie.
Użytkownik jest uprawniony do korzystania z Serwisu oraz innych utworów zamieszczonych w Serwisie wyłącznie w celu i w granicach wynikających z niniejszego Regulaminu oraz funkcjonalności udostępnionych mu przez Usługodawcę w ramach wybranego Planu Abonamentowego.

Reklamacje

Usługobiorca ma prawo złożyć reklamację dotyczącą Serwisu, w tym Usług świadczonych za jego pośrednictwem. Reklamację należy kierować do Usługodawcy w formie elektronicznej, przesyłając na adres poczty elektronicznej: support@hotdesks.pl
Wskazany w pkt. 1 powyższej sposób złożenia reklamacji jest obowiązkowy i stanowi warunek skutecznego złożenia reklamacji.
Reklamacja powinna zawierać opis stanu faktycznego będącego podstawą reklamacji, dane pozwalające zidentyfikować Usługobiorcę w Serwisie oraz wskazanie zakresu żądania i jego zwięzłe uzasadnienie.
Przed zgłoszeniem reklamacji Usługobiorca zobowiązany jest sprawdzić czy nieprawidłowości w świadczeniu Usług nie wynikają z przyczyn, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności, jak brak spełnienia warunków technicznych.
Usługodawca udziela odpowiedzi na reklamację w terminie 14 (słownie: czternastu) dni, licząc od dnia otrzymania prawidłowej, tj. zawierającej co najmniej informacje wskazane w ust. 3 powyżej, reklamacji. Do zachowania terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, wystarczające jest wysłanie do Usługobiorcy odpowiedzi na reklamację w ostatnim dniu terminu.
W przypadku Usługobiorców będących Konsumentami, w przypadku nieudzielenia przez Usługodawcę odpowiedzi w terminie, o którym mowa w ust. 5 powyżej, przyjmuje się, że Usługodawca uznał reklamację Usługobiorcy.
Usługodawca przesyła odpowiedź na reklamację w formie elektronicznej, na adres e-mail Usługobiorcy podanego w Serwisie lub adres e-mail służący do kontaktu z Usługobiorcą.
W sytuacji, gdy informacje przekazane przez Usługobiorcę nie pozwalają na rozstrzygnięcie reklamacji lub wymagają uzupełnienia, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Usługobiorcy o uzupełnienie danych dotyczących reklamacji. W takim wypadku termin, o którym mowa w ust. 5 powyżej, liczony jest od dnia uzupełnienia informacji przez Usługobiorcę. W przypadku, gdy okaże się, że problemy z dostępem do Serwisu lub Usług wynikają z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy niebędącego Konsumentem, Usługodawca nie jest zobowiązany do odpowiedzi na zgłoszoną reklamację.
Usługodawca pozostawia bez rozpatrzenia reklamację niezawierającą danych umożliwiających identyfikację Usługobiorcy.
Po wyczerpaniu drogi postępowania reklamacyjnego Usługobiorcy przysługuje możliwość dochodzenia swoich praw na zasadach ogólnych.

Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w Regulaminie z ważnych powodów, tj.: a. spowodowanych potrzebą zmian w aspekcie technologicznym, ekonomicznym lub organizacyjnym prowadzenia działalności Usługodawcy; b. spowodowanych potrzebą zmian w strukturze lub w treści Serwisu lub w ofercie Usługodawcy; c. z powodu zmiany zakresu Usług świadczonych przez Usługodawcę, poprzez modyfikację, wprowadzenie nowych lub wycofanie przez Usługodawcę dotychczasowych funkcjonalności lub Usług objętych Regulaminem; d. z powodu zapewnienia bezpieczeństwa informacji, jakie są pozyskiwane lub przetwarzane w związku ze świadczeniem Usług objętych Regulaminem; e. z powodu zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa, które mają wpływ na treść Regulaminu, w tym prawa i obowiązki wynikające z Regulaminu lub zmiany interpretacji powyższych przepisów prawa wskutek orzeczeń sądów, decyzji, nakazów, zaleceń, wytycznych właściwych w danym zakresie urzędów lub organów; f. z powodu konieczności dostosowania Regulaminu do zaleceń, nakazów, orzeczeń, wytycznych lub decyzji właściwych w danym zakresie urzędów lub organów; g. z powodu konieczności dokonania korekty oczywistych omyłek lub błędów pisarskich albo uzupełnienia luk lub nieścisłości w Regulaminie niedających się usunąć w wyniku wykładni zawartych postanowień;
Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu i może być dokonana przez Usługodawcę w każdym czasie. Zmiana Cennika nie ma wpływu na warunki świadczenia Usług już opłaconych.
Usługodawca informuje Użytkowników o proponowanych zmianach Regulaminu nie później niż 7 dni przed proponowaną datą ich wejścia w życie.
Jeżeli przed proponowaną datą wejścia w życie zmian Regulaminu Użytkownik nie zgłosi Usługodawcy sprzeciwu wobec tych zmian, uznaje się, że Klient wyraził na nie zgodę.
Użytkownik ma prawo, przed dniem proponowanego wejścia w życie zmian Regulaminu, wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia w życie zmian Regulaminu.
Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy powinno zostać złożone w formie elektronicznej, poprzez przesłanie oświadczenia na adres poczty elektronicznej Usługodawcy: support@hotdesks.pl lub w formie pisemnej, na adres siedziby Usługodawcy: CodeSpirit Sp. z o.o., ul. Kazimierza Wielkiego 8 lok. 202, 20-611 Lublin. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy złożone w formie elektronicznej uznaje się za złożone z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Usługodawca mógł zapoznać się z jego treścią. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy złożone w formie innej niż elektroniczna, zostaje złożone z chwilą jego skutecznego doręczenia Usługodawcy. W przypadku doręczenia Usługodawcy oświadczenia po dniu wejścia w życie zmian Regulaminu, Umowa ulega rozwiązaniu z dniem doręczenia oświadczenia Usługodawcy.
W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Usługobiorcę niebędącego Konsumentem, Użytkownikowi nie przysługuje proporcjonalny zwrot uiszczonego Abonamentu za niewykorzystaną część Okresu Rozliczeniowego.
W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Usługobiorcę będącego Konsumentem, może on żądać od Usługodawcy zwrotu Abonamentu w wysokości proporcjonalnej do niewykorzystanej części Okresu Rozliczeniowego. Kwota zwrotu zostanie ustalona jako iloczyn dni pozostałych do końca trwania Okresu Rozliczeniowego oraz stawki Abonamentu w przeliczeniu na jeden dzień.
Zmiana Regulaminu spowodowana rozszerzeniem funkcjonalności Serwisu, funkcjonalności istniejących Usług lub wprowadzeniem nowych Usług, nie stanowi zmiany uprawniającej Użytkownika do wypowiedzenia Umowy, o ile nie wpłynie ona niekorzystnie na zasady świadczonych Usług w ramach zawartej Umowy.

Postanowienia końcowe

Prawo właściwe i jurysdykcja polska Niniejszy Regulamin został sporządzony w języku polskim. Polska wersja językowa stanowi wyłączną podstawę interpretacji postanowień Umowy. Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie, w tym w załącznikach do Regulaminu (Regulamin Płatności), mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Użytkownik i Administrator w pierwszej kolejności podejmą starania w celu polubownego rozstrzygnięcia sporów wynikających z korzystania z Serwisu. W przypadku, gdy strony nie są w stanie osiągnąć porozumienia, spór zostanie rozstrzygnięty przez właściwy sąd powszechny w Polsce właściwy dla siedziby Administratora.
Rozstrzyganie sporów Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Konsument może również skorzystać z platformy internetowego rozstrzygania sporów (ODR).
Prawa konsumenckie Konsumentowi mogą przysługiwać także określone prawa wynikające z przepisów ochrony praw konsumenta.
Dane osobowe i pliki cookies Usługodawca wykorzystuje pliki typu cookie (tj. małe pliki tekstowe, które witryna internetowa wysyła do komputera odwiedzającego lub innego urządzenia połączonego z Internetem, aby zidentyfikować przeglądarkę odwiedzającego, bądź aby zapisać informacje lub ustawienia w przeglądarce internetowej) w celu gromadzenia informacji związanych z korzystaniem z Serwisu przez Usługobiorcę. Postanowienia dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies znajdują się w Polityce prywatności.
Korespondencja Korespondencja, w tym wszelkie zawiadomienia, informacje oraz inne komunikaty przekazywane będą Użytkownikowi w języku polskim.
Zakaz cesji Usługobiorca nie ma prawa przenosić praw i obowiązków związanych z realizacją Umowy, w całości lub w części, na osoby trzecie, bez uprzedniej zgody Usługodawcy wyrażonej w formie co najmniej dokumentowej. Dotychczasowy Usługobiorca odpowiada solidarnie z nowym Usługobiorcą za uregulowanie wszelkich należności związanych z korzystaniem z Konta do dnia przeniesienia praw i obowiązków związanych z Umową.
Obowiązywanie Ogólnych Warunków Administrator może określić w formie załącznika do Ogólnych Warunków dla danego kraju inne postanowienia w zakresie uregulowanym Ogólnymi Warunkami.
Utrata ważności postanowień Ogólnych Warunków/Regulaminu Uznanie poszczególnych postanowień Ogólnych Warunków/Regulaminu w sposób przewidziany prawem za nieważne bądź nieskuteczne nie wpływa na ważność czy skuteczność pozostałych postanowień Ogólnych Warunków/Regulaminu. W miejsce nieważnego postanowienia zastosowana będzie reguła, która jest najbliższa celom nieważnego postanowienia i całego Regulaminu. Prywatność i Poufność Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Usługą PayU, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), jest Operator płatności. Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przez Operatora płatności, w celu świadczenia usług, archiwizacji, a także w celach marketingowych dotyczących usług i produktów Operatora płatności i podmiotów współpracujących. Użytkownik korzystając z Usługi PayU nie będzie otrzymywał informacji marketingowych i handlowych jeśli nie wyrazi na to zgody.

Załącznik nr 1 – Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Niniejszy Załącznik stanowi integralną część Regulaminu oraz Umowy o świadczenie Usługi.

W treści niniejszego Załącznika pojęcia „administrator danych” oraz „podmiot przetwarzający” mają znaczenie nadane im przez RODO i nie są tożsame z terminem „Administrator” zdefiniowanym w Regulaminie, który oznacza Usługodawcę. W zakresie objętym niniejszym Załącznikiem administratorem danych jest Klient, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający.

§1. Role Stron i przedmiot powierzenia.

W zakresie, w jakim Klient przekazuje Usługodawcy dane osobowe lub umożliwia Usługodawcy dostęp do danych osobowych w związku z korzystaniem z Usługi, a cele i zasadnicze sposoby przetwarzania tych danych określa Klient, Klient działa jako administrator danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO.
Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia, utrzymania, zabezpieczenia i obsługi Usługi zgodnie z Umową.
Niniejsze postanowienia stanowią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO i są integralną częścią Umowy o świadczenie Usługi.
Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta wyłącznie przez okres obowiązywania Umowy oraz przez okres niezbędny do wykonania obowiązków związanych z zakończeniem świadczenia Usługi, w tym usunięciem lub zwrotem danych zgodnie z §13 niniejszego Załącznika.

§2. Charakter i cel przetwarzania.

Przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany i odbywa się w systemie teleinformatycznym Serwisu oraz w systemach wykorzystywanych przez Usługodawcę do zapewnienia działania, bezpieczeństwa, utrzymania i wsparcia Usługi.
Celem przetwarzania jest w szczególności:
- umożliwienie Użytkownikom korzystania z funkcji Serwisu;
- obsługa rezerwacji biurek, sal, miejsc parkingowych i innych zasobów;
- zarządzanie dostępnością zasobów i strukturą organizacji;
- prezentowanie historii i danych związanych z rezerwacjami;
- generowanie raportów i zestawień dostępnych dla Klienta;
- zapewnienie funkcji administracyjnych, autoryzacji i kontroli dostępu;
- utrzymanie, diagnostyka, monitoring i zabezpieczenie Usługi;
- świadczenie wsparcia technicznego na rzecz Klienta.
Usługodawca nie jest uprawniony do wykorzystywania danych powierzonych przez Klienta do własnych, niezależnych celów, chyba że odrębny przepis prawa nakłada na Usługodawcę taki obowiązek lub Usługodawca posiada odrębną podstawę prawną i występuje w odniesieniu do danej operacji jako administrator danych.

§3. Kategorie osób, których dane dotyczą.

Powierzone dane mogą dotyczyć w szczególności:

pracowników Klienta;
współpracowników Klienta;
członków organów Klienta;
kontraktorów, konsultantów i innych osób uprawnionych przez Klienta do korzystania z Usługi;
gości lub uczestników spotkań, jeżeli ich dane są wprowadzane do Usługi przez Klienta lub Użytkowników.

§4. Rodzaje powierzonych danych.

W zależności od sposobu konfiguracji i korzystania z Usługi przez Klienta, powierzenie może obejmować w szczególności:

imię i nazwisko;
służbowy adres e-mail;
identyfikator Użytkownika;
nazwę firmy, jednostki organizacyjnej, działu, zespołu lub lokalizacji;
informacje o roli i uprawnieniach w Serwisie;
dane dotyczące rezerwacji, w tym datę, godzinę, lokalizację i wskazany zasób;
dane uczestników spotkania, jeżeli Klient korzysta z funkcji obsługi uczestników;
numer rejestracyjny pojazdu, jeżeli Klient korzysta z funkcji rezerwacji miejsc parkingowych;
informacje techniczne związane z dostępem do Usługi, w zakresie w jakim stanowią dane osobowe i są przetwarzane w imieniu Klienta;
inne dane wprowadzone przez Klienta lub Użytkowników do pól udostępnionych w ramach funkcjonalności Serwisu.

§5. Instrukcje Klienta.

Usługodawca przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, chyba że obowiązek ich przetwarzania wynika z prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Usługodawca.
Za udokumentowane polecenia Klienta uważa się w szczególności:
- postanowienia Umowy i niniejszego Załącznika;
- konfigurację Usługi dokonywaną przez uprawnionych administratorów Klienta;
- działania wykonywane przez uprawnionych Użytkowników w ramach funkcjonalności Serwisu;
- zgłoszenia Klienta kierowane do wsparcia technicznego, jeżeli ich realizacja wymaga wykonania operacji na danych.
Jeżeli Usługodawca uzna, że polecenie Klienta narusza RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych, poinformuje o tym Klienta bez zbędnej zwłoki.

§6. Poufność.

Usługodawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
Dostęp do powierzonych danych jest ograniczony do osób, dla których jest on niezbędny do wykonywania obowiązków związanych ze świadczeniem, utrzymaniem, bezpieczeństwem lub wsparciem Usługi.

§7. Bezpieczeństwo przetwarzania.

Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Środki te obejmują, odpowiednio do ryzyka, architektury Usługi oraz skali działalności Usługodawcy, w szczególności:
- mechanizmy kontroli dostępu i uwierzytelniania;
- zarządzanie uprawnieniami;
- szyfrowanie transmisji danych;
- zabezpieczenia infrastruktury i baz danych;
- wykonywanie kopii zapasowych i mechanizmy odtwarzania;
- rejestrowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa;
- bieżące aktualizowanie wykorzystywanego oprogramowania i jego komponentów oraz reagowanie na zidentyfikowane podatności;
- procedury dotyczące incydentów bezpieczeństwa;
- okresowy przegląd stosowanych zabezpieczeń.
Szczegółowy opis stosowanych środków technicznych i organizacyjnych może być udostępniany Klientowi na jego uzasadniony wniosek, z zastrzeżeniem ochrony informacji poufnych oraz bezpieczeństwa infrastruktury Usługodawcy.

§8. Dalsze powierzenie przetwarzania.

Klient udziela Usługodawcy ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających jest dostępna pod adresem hotdesks.pl/podmioty-przetwarzajace.
Usługodawca zapewnia, że na dalszy podmiot przetwarzający zostaną nałożone obowiązki ochrony danych zapewniające co najmniej taki poziom ochrony danych, jaki wynika z niniejszego Załącznika, w zakresie wymaganym przez art. 28 ust. 4 RODO.
Usługodawca pozostaje wobec Klienta odpowiedzialny za wykonanie obowiązków dotyczących ochrony danych przez dalsze podmioty przetwarzające w zakresie przewidzianym przez RODO.
O planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego Usługodawca poinformuje Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, drogą elektroniczną na dane kontaktowe Klienta lub administratora Konta Firmowego. Informacja może zostać udostępniona także poprzez aktualizację listy, o której mowa w ust. 2. Klient może zgłosić uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych.

§9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli świadczenie Usługi wiąże się z przekazaniem powierzonych danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, Usługodawca zapewnia zastosowanie mechanizmu przekazania zgodnego z rozdziałem V RODO oraz informuje Klienta o takim przekazaniu w dokumentacji Usługi lub na liście dalszych podmiotów przetwarzających.

§10. Obsługa praw osób, których dane dotyczą.

Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, Usługodawca, w miarę możliwości i przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, pomaga Klientowi w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób wykonujących prawa określone w rozdziale III RODO.
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, skieruje do Usługodawcy żądanie dotyczące danych przetwarzanych przez Usługodawcę w imieniu Klienta, Usługodawca przekaże takie żądanie Klientowi bez zbędnej zwłoki i nie będzie odpowiadać na nie w imieniu Klienta, chyba że Klient udzieli odpowiedniej instrukcji lub odpowiedź będzie wymagana przepisami prawa.

§11. Pomoc w realizacji obowiązków Klienta.

Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania oraz informacje dostępne Usługodawcy, Usługodawca pomaga Klientowi w zakresie wymaganym przez art. 28 ust. 3 lit. f RODO w wywiązywaniu się z obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń, zawiadamiania osób, których dane dotyczą, oraz, jeżeli ma to zastosowanie, oceny skutków dla ochrony danych i konsultacji z organem nadzorczym.

§12. Naruszenia ochrony danych osobowych.

Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych danych osobowych Usługodawca poinformuje Klienta bez zbędnej zwłoki, za pośrednictwem kanału kontaktowego używanego do obsługi Klienta, w szczególności systemu wsparcia lub kanału dostępnego w Usłudze.
W zakresie, w jakim informacje są dostępne Usługodawcy, zawiadomienie będzie obejmowało informacje pozwalające Klientowi na realizację obowiązków wynikających z art. 33 i 34 RODO, w szczególności opis charakteru naruszenia, możliwych konsekwencji oraz zastosowanych lub proponowanych środków zaradczych.
Jeżeli wszystkich informacji nie można przekazać jednocześnie, mogą być one przekazywane sukcesywnie bez dalszej nieuzasadnionej zwłoki.

§13. Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu Umowy.

Po zakończeniu świadczenia Usługi Usługodawca, według wyboru Klienta, usuwa albo zwraca Klientowi powierzone dane osobowe oraz usuwa ich istniejące kopie, chyba że obowiązek dalszego przechowywania danych wynika z prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego.
Zwrot danych oznacza przekazanie Klientowi powierzonych danych osobowych w uzgodnionym zakresie i formacie umożliwiającym ich dalsze wykorzystanie. Niezależnie od tego Klient może przed zakończeniem świadczenia Usługi samodzielnie pobrać dane o rezerwacjach w formacie CSV, korzystając z funkcji eksportu dostępnej w Usłudze.
Dezaktywacja Konta Firmowego ani zaprzestanie korzystania z Usługi przez Klienta nie stanowią żądania usunięcia powierzonych danych osobowych. Usunięcie albo zwrot danych następuje na zasadach określonych w ust. 1, po rzeczywistym zakończeniu świadczenia Usługi.
Usunięcie danych osobowych może nastąpić również poprzez ich skuteczną i nieodwracalną anonimizację, jeżeli po jej przeprowadzeniu identyfikacja osoby, której dane dotyczą, nie jest możliwa przy użyciu środków, których wykorzystania można racjonalnie oczekiwać. Anonimizacja może być stosowana w szczególności w celu zachowania integralności danych historycznych, statystycznych lub rozliczeniowych.
Dane znajdujące się w kopiach zapasowych podlegają usunięciu zgodnie z obowiązującym u Usługodawcy cyklem retencji kopii zapasowych. Do czasu ich usunięcia nie są wykorzystywane do bieżącego przetwarzania ani do innych celów niż zapewnienie ciągłości działania, odtworzenie systemu lub zapewnienie jego bezpieczeństwa.

§14. Informacje i audyt.

Usługodawca udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.
W pierwszej kolejności informacje te mogą być przekazywane w formie dokumentacji bezpieczeństwa, odpowiedzi na kwestionariusz, raportów z audytów lub innych posiadanych materiałów potwierdzających stosowane zabezpieczenia.
Jeżeli przekazane informacje nie są wystarczające do racjonalnego wykazania zgodności, Klient może wystąpić o przeprowadzenie audytu w zakresie przetwarzania danych powierzonych na jego rzecz.
Audyt powinien być przeprowadzony w sposób nienaruszający bezpieczeństwa Usługi, poufności danych innych klientów ani ciągłości działania Usługodawcy, po uzgodnieniu terminu, zakresu i zasad audytu.
O ile obowiązujące przepisy lub organ nadzorczy nie wymagają inaczej, audyt może być przeprowadzany nie częściej niż raz w roku, a jego koszty ponosi Klient, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie obowiązków Usługodawcy.

§15. Obowiązki Klienta jako administratora danych.

Klient odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, które przekazuje do Serwisu lub których przetwarzanie zleca Usługodawcy.
Klient zapewnia w szczególności, że:
- posiada odpowiednią podstawę prawną przetwarzania danych Użytkowników i innych osób, których dane dotyczą;
- realizuje wobec tych osób obowiązki informacyjne wynikające z RODO;
- przekazuje Usługodawcy wyłącznie dane adekwatne i niezbędne do korzystania z Usługi;
- osoby nadające Użytkownikom dostęp do danych i funkcji Serwisu posiadają odpowiednie uprawnienia;
- nie wydaje Usługodawcy poleceń sprzecznych z prawem.
Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, ani danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, o których mowa w art. 10 RODO. Klient nie powinien wprowadzać takich danych do Serwisu ani wykorzystywać Serwisu do ich przetwarzania, chyba że Strony uprzednio wyraźnie uzgodnią taki zakres przetwarzania oraz warunki i wymagane zabezpieczenia.

§16. Czas obowiązywania.

Niniejsze postanowienia obowiązują przez cały okres, w którym Usługodawca przetwarza w imieniu Klienta dane osobowe w związku ze świadczeniem Usługi, niezależnie od przyczyny zakończenia Umowy, aż do usunięcia lub zwrotu powierzonych danych zgodnie z niniejszym Załącznikiem.

§17. Parametry przetwarzania.

Element	Wartość
Administrator danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO	Klient korzystający z Usługi
Podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO	CodeSpirit Sp. z o.o., ul. Kazimierza Wielkiego 8 lok. 202, 20-611 Lublin
Przedmiot	Przetwarzanie danych w związku ze świadczeniem usługi HotDesks w modelu SaaS
Czas trwania	Okres obowiązywania Umowy oraz techniczny okres usunięcia danych i kopii zapasowych
Charakter	Zautomatyzowane operacje w systemie teleinformatycznym
Cel	Rezerwacja i zarządzanie zasobami, administrowanie Użytkownikami, raportowanie, utrzymanie i wsparcie Usługi
Kategorie osób	Zgodnie z §3 niniejszego Załącznika
Rodzaje danych	Zgodnie z §4 niniejszego Załącznika
Dane szczególnych kategorii	Nie są wymagane ani przewidziane do korzystania z Usługi
Lokalizacja przetwarzania	Co do zasady Europejski Obszar Gospodarczy; przekazanie poza EOG może nastąpić w zakresie wynikającym z korzystania z usług wskazanych na liście dalszych podmiotów przetwarzających, na zasadach określonych w §9
Retencja po rozwiązaniu Umowy	Usunięcie albo zwrot powierzonych danych po rzeczywistym zakończeniu świadczenia Usługi, zgodnie z §13 niniejszego Załącznika
Retencja kopii zapasowych	Zgodnie z obowiązującym u Usługodawcy cyklem retencji kopii zapasowych
Dalsze podmioty przetwarzające	Zgodnie z listą pod adresem hotdesks.pl/podmioty-przetwarzajace

Pliki cookies