14 dni pełnej wersji bez karty
System rezerwacji biurek, sal i parkingu dla pracy hybrydowej
Jedna aplikacja do rezerwacji biurek, sal konferencyjnych, miejsc parkingowych i firmowych zasobów. Pracownicy sami sprawdzają dostępność i rezerwują miejsce, a firma widzi realne wykorzystanie biura.
14 dni pełnej wersji · Bez karty · Nielimitowana liczba użytkowników · Pomoc we wdrożeniu
HotDesks wspiera organizację pracy m.in. w Alior Leasing, Teva, PISF i Kazar
Za co klienci cenią HotDesks
Klienci cenią HotDesks za prostotę wdrożenia, przejrzysty model cenowy i to, że nie każda zmiana w biurze kończy się dodatkowym zleceniem. Administrator ma dużą samodzielność, a kiedy potrzebuje wsparcia, może liczyć na pomoc naszego zespołu.
Nie płacisz za każdą zmianę w biurze
Zmiana układu piętra, dodanie biurek, nowej strefy albo aktualizacja planu nie wymagają osobnego zlecenia. Administrator może wprowadzić takie zmiany samodzielnie w HotDesks.
Jeśli potrzebujesz pomocy z planem albo konfiguracją, pomożemy bez dodatkowej opłaty.
Możesz zacząć sam, ale nie musisz
Konto, lokalizacje i pierwsze zasoby możesz skonfigurować samodzielnie. Jeśli wolisz, pomożemy przejść przez pierwsze kroki, ustawić strukturę biura i przygotować system do startu.
Na początku nie musisz wiedzieć, jak najlepiej wszystko ustawić.
Cena zależy od zasobów, nie od liczby pracowników
Płacisz za biurka, sale, miejsca parkingowe i inne zasoby dostępne do rezerwacji. Liczba użytkowników nie zwiększa ceny, więc możesz zaprosić całą organizację bez dokupowania kolejnych licencji.
Miesięczny koszt możesz od razu sprawdzić w kalkulatorze na stronie cennika.
Klienci chwalą HotDesks za prostą i intuicyjną obsługę
Pracownik wybiera dzień, godziny i wolne miejsce na planie bez długiego wdrożenia czy szkolenia.
Ten sam system działa w przeglądarce na komputerze i telefonie.
Rozmawiasz z zespołem, który zna produkt od środka
W sprawach wdrożenia, konfiguracji i problemów technicznych masz kontakt z zespołem, który na co dzień rozwija HotDesks.
Nie odbijasz się od anonimowego helpdesku ani kolejnych poziomów wsparcia.
Ile osób przyjdzie jutro do biura?
W pracy hybrydowej jednego dnia część biura stoi pusta, a następnego brakuje biurek, sal lub parkingu. HotDesks porządkuje rezerwacje w jednej aplikacji i pokazuje, jak naprawdę wykorzystywana jest przestrzeń.
Wolne miejsca na planie piętra
Pracownik widzi, co jest wolne w wybranych godzinach. Nikt nie dopisuje się do arkusza i nikt nie musi go pilnować.
Rezerwacja bez maila do administracji
Pracownik rezerwuje sam, także z telefonu. Administracja nie odpowiada na maile z prośbą o wolne biurko.
Obłożenie biura w raporcie
Raport pokazuje realne obłożenie biurek, sal i parkingu. Na rozmowę o najmie idziesz z liczbami.
Biurka, sale, parking i sprzęt rezerwujesz w tej samej aplikacji
Pracownik rezerwuje biurko, salę, parking, samochód lub sprzęt w tej samej aplikacji. Może zrobić to z komputera albo telefonu.
Biurka
Pracownik widzi plan swojego piętra i wybiera wolne biurko.
Sale
Salę rezerwujesz z tej samej mapy co biurko. Tablet przy drzwiach pokazuje, czy jest zajęta.
Parking
Miejsce na parkingu rezerwuje ten, kto danego dnia przyjeżdża do biura.
Dowolne zasoby
Samochody służbowe, rzutniki, sprzęt. Administrator sam dodaje, co pracownicy mogą zarezerwować.
Wolne biurko wybierasz na planie piętra
Plan w HotDesks może odpowiadać rzeczywistemu układowi biura. Pracownik widzi wolne stanowiska, ich wyposażenie i wybiera konkretne miejsce.
- Filtry po wyposażeniu: monitor, dwa ekrany, przy oknie, cicha strefa
- Rezerwacja na godziny, na cały dzień albo na kilka dni naraz
- Widok listy dla osób, które nie chcą patrzeć na mapę
- Potwierdzenie obecności powiadomieniem albo kodem QR na biurku
Czy sala jest wolna, widać już z korytarza
Sale są na tej samej mapie co biurka, więc pracownik rezerwuje miejsce i salę na spotkanie za jednym razem. Przy drzwiach może stać tablet, który pokazuje, czy sala jest zajęta, i agendę spotkań na cały dzień.
- Status WOLNA / ZAJĘTA / ZARAZ ZAJĘTA czytelny z kilku metrów
- Spotkanie zakończone przed czasem zamykasz w aplikacji, a sala od razu jest wolna
- Agenda dnia pod statusem: godziny, temat i osoba, która rezerwowała
- Tablet działa tylko z kluczem od administratora, więc nikt z zewnątrz nie podejrzy kalendarza sali
Miejsce parkingowe na dzień, w którym przyjeżdżasz
Pracownik wybiera dzień i wolne miejsce na mapie parkingu, tak samo jak biurko. Jeśli jednak zostaje w domu, odwołuje rezerwację w telefonie i miejsce może zająć ktoś inny.
- Numer rejestracyjny wpisujesz raz, w profilu
- Miejsca zastrzeżone dla wybranych osób lub zespołów
- Rezerwacja w tej samej aplikacji co biurka i sale
Samochody i sprzęt rezerwujesz tak samo jak biurko
Administrator dodaje w panelu np. samochody służbowe albo rzutniki. Pracownik rezerwuje je tak samo jak biurko, a ich wykorzystanie trafia do tych samych raportów.
- Rezerwacja na godziny, na dobę albo na kilka dni
- Własny opis, np. liczba miejsc w aucie, rodzaj paliwa, numer inwentarzowy
- Dostęp tylko dla wybranych osób i zespołów albo sprzęt przypisany na stałe do jednej osoby
Jedno biuro albo kilka oddziałów w tej samej strukturze
W strukturze firmy możesz dodać miasta, budynki, piętra i strefy. Dla poszczególnych lokalizacji ustawisz zasoby i uprawnienia.
- 8
- poziomów struktury firmy, od miasta po strefę na piętrze
- 4
- rodzaje rezerwacji: biurka, sale, parking oraz zasoby
- 14
- dni okresu próbnego z pełną wersją, bez podawania karty
- 0 zł
- plan Free po okresie próbnym, bez limitu użytkowników
Zasady rezerwacji ustawiasz raz
Ustalasz domyślne godziny, z jakim wyprzedzeniem można rezerwować i ile rezerwacji może mieć jedna osoba. System pilnuje tych zasad, więc nikt nie zatwierdza rezerwacji ręcznie.
Dostęp tylko dla wybranych
Piętro, strefę albo parking możesz udostępnić wybranym osobom i zespołom. Pozostali nie widzą ich w aplikacji.
Rezerwacja za kogoś
Asystentka może zarezerwować miejsce dla członka zarządu, a kierownik dla pracownika. Osoba zarządzająca lokalizacją może też czasowo wyłączyć biurko z rezerwacji, np. na wizytę gościa albo event, i anulować istniejące rezerwacje.
Rezerwacja działa też na telefonie
HotDesks działa w przeglądarce telefonu i nie wymaga instalowania aplikacji ze sklepu. Pracownik może sprawdzić dostępność, zarezerwować miejsce albo zwolnić rezerwację.
- Szybka rezerwacja
Jednym przyciskiem rezerwujesz to samo biurko w tych samych godzinach co zwykle.
- Powiadomienia push
Rano w dniu rezerwacji przychodzi przypomnienie o potwierdzeniu obecności.
- Zwolnij miejsce
Jeśli nie dojedziesz, odwołujesz rezerwację z telefonu, a biurko od razu wraca na mapę jako wolne.
- Ikona na ekranie głównym
HotDesks możesz dodać do ekranu głównego telefonu. Otwiera się wtedy na pełnym ekranie, jak zwykła aplikacja, bez paska przeglądarki. Nie ma nic do pobrania ze sklepu.
Ten sam ekran na komputerze: kalendarz, filtry i lista rezerwacji zespołu.
Raport pokaże, ile biura faktycznie używacie
Raport pokazuje, jaka część biurek, sal i miejsc parkingowych jest zajęta, w które dni biuro jest pełne i których miejsc nikt nie rezerwuje. Dane wyeksportujesz do CSV.
Więcej o raportach wykorzystania
Porównanie z poprzednim okresem
Przy każdej liczbie widać, czy obłożenie rośnie, czy spada.
Szczyty tygodnia
Dni i godziny największego obłożenia biura.
Nieużywane miejsca
Biurka i sale, których nikt nie rezerwuje. Od nich zaczyna się zmiana układu biura.
Eksport
Dane możesz wyeksportować do CSV i wykorzystać we własnych analizach, budżetowaniu albo przy decyzjach dotyczących powierzchni biura.
Ile biurek potrzebujecie przy pracy hybrydowej?
Raporty pokazują obłożenie w kolejnych dniach. Na tej podstawie łatwiej ocenić liczbę potrzebnych stanowisk i wykorzystanie powierzchni.
Z HotDesks pracownik wie, gdzie usiądzie i kogo z zespołu spotka. Firma widzi, które piętra są wykorzystywane, a które stoją puste, i na tej podstawie decyduje, czy oddać część powierzchni, czy zamienić open space na sale.
Kto z zespołu będzie w biurze
Awatary na planie piętra pokazują, kto zarezerwował miejsce na dany dzień, więc łatwo umówić wspólny przyjazd.
Biurko dzielone przez trzy osoby
Z jednego biurka korzysta kilku pracowników, każdy w inne dni. Tak działa desk sharing, a administracja nie prowadzi do tego arkusza.
Widać, gdzie jest jeszcze miejsce
W najpopularniejsze dni przy każdej dacie widać, ile stanowisk zostało, więc część osób sama przesuwa przyjazd.
Dane do decyzji o najmie
Kwartał historii wystarcza, żeby zobaczyć, ile miejsc stoi puste każdego dnia.
HotDesks w dużej organizacji
HotDesks tworzymy i rozwijamy w Polsce, w CodeSpirit Sp. z o.o.. W sprawach SSO, bezpieczeństwa, ochrony danych, integracji i wdrożenia rozmawiasz bezpośrednio z producentem.
Logowanie kontem firmowym
Pracownik wchodzi kontem Google albo Microsoft, firmowym kontem przez SSO, albo zwykłym hasłem. Konto powstaje przy pierwszym wejściu, a gdy pracownik odchodzi z firmy, traci dostęp.
Wszystkie oddziały w jednym systemie
Odwzorowanie struktury organizacji i osobne uprawnienia dla każdej lokalizacji. Użytkownik rezerwuje tylko w swojej części firmy.
Rozliczenie przelewem
Pakiet dedykowany, faktura z terminem płatności, bez wpisywania karty w formularzu.
Dane przetwarzane w Unii Europejskiej
Zasady powierzenia przetwarzania są częścią dokumentacji usługi.
Integracja kalendarza sal z Exchange Online
Rezerwacja sali powstaje w HotDesks, trafia do kalendarza sali w Exchange i rozsyła zaproszenia uczestnikom. Integracja działa jednokierunkowo: z HotDesks do Exchange.
Wsparcie przy starcie
Jeśli nie chcecie robić tego sami, naniesiemy rzuty pięter i zaimportujemy strukturę lokalizacji.
Od założenia konta do pierwszej rezerwacji
Konto administratora zakładasz sam, bez rozmowy handlowej i bez wdrożenia po naszej stronie. Okres próbny z pełną wersją zaczyna się od razu.
- 1
Zarejestruj się jako administrator
Konto firmowe zakładasz w minutę. Okres próbny obejmuje wszystkie funkcje przez 14 dni i nie wymaga karty.
- 2
Odwzoruj strukturę firmy
Struktura ma wiele poziomów, więc zmieści i jeden zespół, i dwadzieścia oddziałów.
- 3
Wgraj plan piętra i zaznacz biurka
Na planie piętra zaznaczasz biurka, sale i strefy. Nie masz planu? Wystarczy sama lista biurek.
- 4
Ustaw zasady rezerwacji
Domyślne godziny, z jakim wyprzedzeniem można rezerwować, limity i dostęp do pięter. Później nie musisz niczego zatwierdzać.
- 5
Zaproś pracowników
Zaproszenia mailem albo logowanie firmowym kontem przez SSO. Liczba użytkowników jest nielimitowana we wszystkich planach.
Pytania, które dostajemy najczęściej
Ile trwa okres próbny i czy trzeba podać kartę?
Czy liczba użytkowników jest limitowana?
Czy muszę mieć rzut pomieszczenia?
Jak działa rezerwacja na godziny i na kilka dni?
Co się dzieje, gdy wszystkie biurka są zajęte?
Czy pracownik może zarezerwować miejsce dla gościa?
Jak pracownicy logują się do HotDesks?
Czy rezerwację można dodać do Google Calendar lub Outlooka?
Jak działa integracja sal z Exchange?
Gdzie przetwarzane są dane i kto jest ich administratorem?
Czy potrzebuję osobnej aplikacji na tablet przy salach?
Ile to kosztuje?
Pokażemy HotDesks na przykładzie Waszego biura
Na prezentacji pokażemy system na przykładzie Waszej firmy i odpowiemy na pytania o wdrożenie, logowanie, kalendarze i cenę.
30 minut · online · bez zobowiązań
Umów prezentację
Zostaw kontakt. Umówimy krótką prezentację online i pokażemy najważniejsze scenariusze dla Waszej organizacji.
- support@hotdesks.pl
- Telefon
- 501 000 526
- Czas odpowiedzi
- Dni robocze, zwykle tego samego dnia.
- Producent HotDesks
- CodeSpirit Sp. z o.o.