System rezerwacji biurek dla pracy hybrydowej
Pracownicy samodzielnie rezerwują wolne biurka na interaktywnym planie piętra. Bez Excela, pytań na Teamsie i ręcznego pilnowania dostępności.
14 dni okresu próbnego bez karty, potem bezterminowy plan Free bez limitu użytkowników.
Wolne biurko w kilka sekund
Pracownik robi wszystko na jednym ekranie i nikt nie musi potwierdzać jego rezerwacji.
Dzień z liczbą wolnych miejsc
Kalendarz uwzględnia dni wolne, a licznik od razu pokazuje dostępność biurek w kolejnych dniach. Weekendy i święta są oznaczone, więc nikt nie rezerwuje biurka na 1 listopada.
Godziny ustawiasz w polach „od” i „do”. Aplikacja podpowiada domyślne godziny firmy albo te z Twojego profilu, więc w zwykły dzień nie trzeba ich zmieniać.
- Rezerwacja na godziny albo na cały dzień
- Rezerwacja na kilka dni: to samo biurko w kilka dni za jednym razem
- Jeśli w którymś dniu biurko jest zajęte, aplikacja pokaże, w którym
Biurko z mapy albo z listy
Na planie piętra każde biurko jest kółkiem, które pokazuje, czy biurko jest wolne, częściowo zajęte, czy zajęte. Po kliknięciu widać też, kto z zespołu siedzi obok.
Kto nie chce patrzeć na mapę, przełącza się na listę i filtruje po wyposażeniu: monitor, dwa ekrany, przy oknie, cicha strefa. Wyposażenie opisuje administrator, więc filtry zgadzają się z tym, co stoi w biurze.
Potwierdzenie obecności i zwolnienie miejsca
Rano przychodzi powiadomienie push z prośbą o potwierdzenie. Kto nie dojeżdża, odwołuje rezerwację z telefonu, a biurko od razu wraca na mapę jako wolne.
- Szybka rezerwacja
Jednym przyciskiem rezerwujesz to samo biurko w tych samych godzinach co zwykle.
- Potwierdzenie obecności
Powiadomieniem w aplikacji albo kodem QR przy stanowisku.
- Automatyczne zwolnienie
Niepotwierdzona rezerwacja zwalnia biurko po czasie, który ustawia administrator.
Te same rezerwacje na komputerze: kalendarz, filtry i lista.
Ty ustalasz zasady. System pilnuje ich automatycznie
Administrator ustawia plan piętra, wyposażenie i zasady rezerwacji. Później pracownicy rezerwują miejsca samodzielnie, a administracja nie zatwierdza niczego ręcznie.
Plan piętra
Wgrywasz plan piętra jako obrazek i zaznaczasz na nim biurka. Nie masz planu? Wystarczy sama lista biurek, a mapę dodasz później.
Które biurka można rezerwować
Możesz nanieść całe piętro, a do rezerwacji udostępnić tylko część. Reszta zostaje na mapie jako punkt odniesienia.
Wyposażenie każdego stanowiska
Opisujesz, co jest na każdym biurku: monitor, dwa ekrany, regulowana wysokość. Z tego opisu powstają filtry, których używa pracownik.
Zasady rezerwacji
Domyślne godziny, z jakim wyprzedzeniem można rezerwować i limity na osobę. System pilnuje zasad, więc nikt nie zatwierdza rezerwacji.
Hot desking, desk sharing i stałe biurka w jednym systemie
Biuro rzadko jest jednolite: część zespołu ma stałe miejsca, część siada co dzień gdzie indziej, a jedno piętro bywa zamknięte dla wybranych osób. Wszystkie te przypadki ustawiasz w tym samym konfiguratorze.
Desk sharing
Z jednego biurka korzysta kilku pracowników, każdy w inne dni tygodnia. Nikt nie prowadzi grafiku, bo wynika on z rezerwacji.
Stałe przypisanie
Biurko przypisane na stałe do jednej osoby nie jest dostępne dla innych. Dobre dla zespołów, które pracują z biura codziennie.
Strefy na piętrze
Strefa grupuje biurka, np. sektor działu sprzedaży, cichą strefę albo miejsca dla gości, i porządkuje wybór.
Dostęp tylko dla wybranych
Piętro albo strefę możesz udostępnić tylko wybranym osobom i zespołom. Pozostali ich nie widzą.
Rezerwacja za kogoś
Asystentka rezerwuje dla zarządu, recepcja dla gościa z zewnątrz.
Biurka razem z salami
Sale są na tym samym planie co biurka, więc pracownik rezerwuje miejsce i salę za jednym razem. Zobacz rezerwację sal.
Struktura firmy ma wiele poziomów, od miasta przez budynek i skrzydło do piętra z biurkami. Kolejne biuro dopisujesz do tej samej struktury. Jak to działa przy wielu oddziałach, logowaniu przez SSO i przetwarzaniu danych, opisujemy na stronie dla dużych firm.
Excel i czat czy system rezerwacji biurek?
Tak wygląda dzień, w którym do biura przychodzi więcej osób niż zwykle.
Arkusz i czat
HotDesks
Pracownik pisze na czacie, czy coś jest wolne, i czeka na odpowiedź administracji.
Otwiera plan piętra i widzi wolne stanowiska w swoich godzinach.
Dwie osoby dopisują się do tego samego wiersza w arkuszu i rano okazuje się, że biurko jest jedno.
Zajęte stanowisko znika z dostępnych w momencie rezerwacji.
Nieobecność zostaje w tabeli jako zajęte miejsce, bo nikt jej nie wykreślił.
Pracownik odwołuje rezerwację w telefonie, a biurko jeszcze tego samego dnia jest wolne dla innych.
Pytanie „ile biurek nam realnie potrzebne” kończy się szacowaniem na oko.
Raport pokazuje obłożenie po dniach i godzinach oraz stanowiska bez ani jednej rezerwacji.
Pytania o rezerwację biurek
Czy muszę mieć rzut pomieszczenia, żeby zacząć?
Da się zarezerwować biurko na kilka dni naraz?
Czy wszystkie biurka muszą być dostępne do rezerwacji?
Jak pracownik znajdzie biurko z drugim monitorem?
Co się dzieje, gdy wszystkie biurka na dany dzień są zajęte?
Jak sprawdzić, czy pracownik faktycznie przyszedł?
Czy zobaczę, gdzie siedzi mój zespół?
Ile kosztuje rezerwacja biurek?
Zobacz, jak HotDesks działa w Twoim biurze
Na prezentacji pokażemy rezerwację biurek na przykładzie Waszej struktury i odpowiemy na pytania o wdrożenie, SSO i wymagania IT.
30 minut · online · bez zobowiązań. Konto próbne możesz też założyć sam, bez rozmowy handlowej.