Instrukcja HotDesks krok po kroku

Pierwsze logowanie

Pierwsza osoba, która rejestruje firmę w HotDesks, tworzy organizację i zostaje jej administratorem. Kolejnych użytkowników można później dodać do firmy i nadać im odpowiednie role. Aplikacja działa w przeglądarce pod adresem app.hotdesks.pl, więc nie trzeba nic instalować.

1. 1

   Otwórz zaproszenie z maila

   Link z zaproszenia prowadzi do ustawienia hasła. Jeśli firma używa SSO, wystarczy się zalogować.

2. 2

   Sprawdź, co widzisz

   Po zalogowaniu trafiasz na ekran Rezerwacje: kalendarz miesiąca, filtry rodzaju obiektu i lista Twoich nadchodzących rezerwacji. Zwykły użytkownik widzi wyłącznie swoje rezerwacje.

3. 3

   Ustaw preferencje raz

   W profilu podaj domyślne godziny, domyślną lokalizację i tablice rejestracyjne. Każda kolejna rezerwacja zaczyna się od tych wartości.

Ekran startowy po zalogowaniu: kalendarz, filtry i lista rezerwacji.

Rezerwacja biurka z mapy

Mapa to rzut Twojego piętra z zaznaczonymi biurkami. Kolor kółka mówi, co jest wolne w wybranych godzinach.

1. 1

   Kliknij „Nowa rezerwacja”

   Przycisk jest na ekranie Rezerwacje, w prawym górnym rogu.

2. 2

   Wybierz dzień na pasku kalendarza

   Liczba pod datą to liczba wolnych miejsc w danym dniu. Weekendy i święta są oznaczone.

3. 3

   Wskaż lokalizację

   Selektor lokalizacji prowadzi od miasta do piętra. Widzisz tylko te lokalizacje, do których masz dostęp.

4. 4

   Ustaw godziny „od” i „do”

   Selektor podpowiada domyślne godziny firmy albo te z Twojego profilu. Mapa od razu przelicza dostępność.

5. 5

   Kliknij wolne biurko

   Otwiera się okno rezerwacji z datą, godzinami i numerem biurka.

6. 6

   Potwierdź przyciskiem „Zarezerwuj”

   Rezerwacja pojawia się na liście i w kalendarzu jako kropka przy dniu.

Ekran nowej rezerwacji, ten sam dla biurek, sal i parkingu.

Zasób zajęty choćby przez pół godziny z Twojego zakresu nie pojawia się jako wolny.

Rezerwacja z listy, bez patrzenia na mapę

Przełącznik Mapa / Lista nad planem piętra zamienia rzut na listę zasobów. Na telefonie lista jest widokiem domyślnym.

• Filtry wyposażenia zawężają listę: monitor, dwa ekrany, przy oknie, cicha strefa.
• Przy każdej pozycji widzisz status: wolne, częściowo zajęte, zajęte.
• Przycisk Zarezerwuj przy pozycji otwiera to samo okno potwierdzenia co klik na mapie.
• Biurka, sale i parking są na jednej liście, a rozdziela je filtr rodzaju obiektu.

Rezerwacja na godziny

Godziny wybierasz dwoma polami: od i do. Pola podpowiadają domyślne godziny.

• Zmiana godzin przelicza dostępność na mapie i na liście bez przeładowania ekranu.
• Jedno biurko może w tym samym dniu mieć rezerwację ranną i popołudniową.
• Domyślne godziny zmienisz raz w profilu, w sekcji Preferencje rezerwacji.

Rezerwacja na kilka dni

To ten sam ekran. W oknie rezerwacji przełączasz zakres na kilka dni i wskazujesz datę początkową oraz końcową.

• Jeśli w środku zakresu wypada dzień, w którym biurko jest zajęte, system pokazuje ten dzień osobno, a Ty możesz go pominąć.
• Weekendy i święta możesz wyłączyć z zakresu.

Horyzont rezerwacji, czyli jak daleko w przyszłość można rezerwować, ustawia administrator w regułach rezerwacji.

Rezerwacja sali konferencyjnej

Sala leży na tej samej mapie co biurka, oznaczona kolorem sali. Wybór salki i wybór miejsca to jedna czynność.

1. 1

   Ustaw dzień i godziny spotkania

   Przy salach godziny są zawsze istotne.

2. 2

   Kliknij salę na mapie albo wybierz z listy

   Filtr Sale zostawia na widoku tylko sale.

3. 3

   Potwierdź rezerwację

   Jeśli firma ma spiętą integrację kalendarza, spotkanie widać także w kalendarzu firmowym.

Przy sali może stać tablet z monitorem sali. Pokazuje status, trwające spotkanie i agendę dnia.

Rezerwacja miejsca parkingowego

Parking ma własną mapę. Miejsce rezerwujesz na tym samym ekranie co biurko, po wybraniu filtra Parking.

• Wybierz parking w selektorze lokalizacji, potem wolne miejsce na mapie.
• Numer rejestracyjny aplikacja bierze z profilu. Jeśli masz kilka samochodów, wybierasz numer z listy w oknie rezerwacji.
• Miejsca zastrzeżone dla wybranych osób będą oznaczone na Twojej mapie.
• Jeśli nie przyjedziesz samochodem, odwołaj rezerwację, a miejsce jeszcze tego samego dnia będzie wolne dla innych.

Potwierdzenie obecności

Firma może wymagać potwierdzenia, że faktycznie jesteś w biurze. Nikt wtedy nie blokuje biurka, na którym nie siedzi.

• Powiadomienie push. Rano dostajesz przypomnienie z przyciskiem potwierdzenia.
• Kod QR na biurku. Zeskanuj naklejkę telefonem, a potwierdzenie zapisze się od razu.
• Niepotwierdzona rezerwacja zwalnia miejsce po czasie ustawionym w regułach firmy i wraca na plan piętra jako wolne.

Odwołanie rezerwacji

Na liście rezerwacji, pod przyciskiem z trzema kropkami, jest akcja Anuluj. Na telefonie ta sama akcja jest w karcie rezerwacji.

• Odwołanie działa też dla rezerwacji wielodniowej: możesz zwolnić cały zakres albo jeden dzień.
• Zwolnione miejsce od razu wraca na plan piętra i może je zająć ktoś inny.
• Rezerwacji z przeszłości nie odwołujesz. Zostaje w historii.

Gdy w wybranym dniu nie ma wolnych miejsc

Pasek dni nad mapą pokazuje przy każdej dacie, ile stanowisk zostało w wybranej lokalizacji. Nie musisz otwierać każdego dnia osobno.

• Wybierz inny dzień: liczba pod datą mówi, gdzie jest jeszcze miejsce.
• Sprawdź inną lokalizację w selektorze.

Domyślne godziny i tablice rejestracyjne w profilu

Profil to jeden ekran z sekcjami: Profil, Bezpieczeństwo, Powiadomienia, Preferencje rezerwacji.

• Preferencje rezerwacji: domyślne godziny, domyślna lokalizacja i tablice rejestracyjne. Wartości podstawiają się przy każdej nowej rezerwacji i przy Szybkiej rezerwacji.
• Powiadomienia: przypomnienia o potwierdzeniu obecności i informacja o zwolnionym miejscu.
• Bezpieczeństwo: status logowania firmowym kontem i aktywne sesje.

HotDesks na telefonie

HotDesks otwierasz na telefonie w przeglądarce, pod tym samym adresem co na komputerze: app.hotdesks.pl. Nie musisz nic pobierać ze sklepu z aplikacjami. Aplikację możesz dodać do ekranu głównego i uruchamiać ją tak samo jak pozostałe aplikacje w telefonie.

1. 1

   Otwórz aplikację w przeglądarce telefonu

   Na Androidzie w Chrome, na iPhonie i iPadzie w Safari. Adres jest ten sam: app.hotdesks.pl.

2. 2

   Rozwiń menu przeglądarki

   W Chrome to menu z trzema kropkami, w Safari przycisk Udostępnij.

3. 3

   Wybierz dodanie do ekranu głównego

   W Chrome pozycja nazywa się Zainstaluj aplikację albo Dodaj do ekranu głównego, w Safari Do ekranu początkowego.

4. 4

   Potwierdź dodanie

   W Safari potwierdzasz przyciskiem Dodaj. Ikona HotDesks staje na ekranie głównym i otwiera aplikację od razu, bez paska przeglądarki.

• Sprawdzisz dostępność biurek, sal, miejsc parkingowych i pozostałych zasobów.
• Zarezerwujesz miejsce i odwołasz rezerwację, której już nie potrzebujesz.
• Przejrzysz swoje nadchodzące rezerwacje. Kolejne wczytują się, gdy przewijasz listę.
• Filtry rodzaju obiektu i dnia są nad listą, a kalendarz rozwija się na żądanie, więc nie zabiera połowy ekranu.
• Powiadomienia push, jeśli je włączysz, działają tak samo w przeglądarce, jak i po dodaniu do ekranu głównego.
• Najważniejsze akcje są na dolnym pasku, w zasięgu kciuka.

Panel administracyjny działa wyłącznie na komputerze. Ustawienia lokalizacji, reguły rezerwacji i raporty otwierasz tam.

Struktura lokalizacji do ośmiu poziomów

Strukturę budujesz w panelu administracyjnym, w Panel Administracyjny → Ustawienia lokacji. Korzeniem drzewa jest nazwa firmy. Panel działa tylko na komputerze.

• Lokalizacja to węzeł grupujący: miasto, budynek, skrzydło, strefa. Możesz je zagnieżdżać do ośmiu poziomów.
• Biuro to liść z biurkami i salami, z własnym rzutem i mapą.
• Parking to drugi rodzaj liścia, z miejscami parkingowymi.
• Nową gałąź dodajesz przyciskiem Dodaj podlokację na wybranym węźle.

Drzewo lokalizacji, rzut i inspektor obiektu na jednym ekranie.

Wgranie rzutu piętra

Rzut jest podkładem pod mapę. Wgrywasz go na węźle typu Biuro lub Parking.

1. 1

   Wybierz lokalizację w drzewie

2. 2

   Wgraj plik podkładu

   Plik graficzny albo SVG. Najlepiej sprawdza się jasny rzut z zaznaczonymi ścianami, oknami i filarami.

3. 3

   Dopasuj skalę

   Rzut skalujesz tak, żeby kółka biurek nie zasłaniały układu pomieszczenia.

Rzut nie jest obowiązkowy, możesz dodać go później.

Nanoszenie biurek, sal i stref

Na rzucie stawiasz obiekty, klikając w miejsce, gdzie faktycznie stoją. Kliknięcie obiektu otwiera inspektor po prawej stronie.

• Biurko: numer, atrybuty z katalogu (monitor, dwa ekrany, przy oknie), uprawnienia, stałe przypisanie do osoby.
• Sala: nazwa, liczba miejsc, wyposażenie, sekcja monitora sali.
• Strefa: oznaczony obszar na lokacji, może kierować do innej lokacji.
• Katalog atrybutów prowadzisz raz dla firmy, potem tylko wybierasz wartości przy obiekcie.

Parking jako osobny typ lokalizacji

Parking nie jest osobnym modułem. Dodajesz go w drzewie jak każdą inną lokalizację i konfigurujesz tym samym edytorem rzutu.

• Podkładem może być rzut poziomu garażu albo plan parkingu naziemnego.
• Miejsca nanosisz pojedynczo, z numerem i opcjonalnym zastrzeżeniem dla osoby lub zespołu.
• Pracownik rezerwuje miejsce tym samym ekranem co biurko, więc nie uczy się drugiego interfejsu.

Typy zasobów

Czwarty rodzaj obiektów to zasoby: samochody, sprzęt, urządzenia. Tworzysz dla nich typy (np. Samochody służbowe) i dodajesz egzemplarze. Ekran Panel administracyjny → Zasoby ma trzy panele: typy, egzemplarze, inspektor.

1. 1

   Kliknij „Nowy typ zasobu”

   Nazwa, ikona, kolor oraz jednostka rezerwacji: godziny, doba albo kilka dni.

2. 2

   Zdefiniuj atrybuty

   Pola typu lista, tekst albo tak/nie, np. liczba miejsc, rodzaj paliwa, numer inwentarzowy.

3. 3

   Dodaj egzemplarze

   Konkretne urządzenia lub samochody, z wartościami atrybutów, uprawnieniami i opcjonalnym przypisaniem do lokalizacji.

Nowy typ zasobu pojawia się od razu w rezerwacjach i w raportach.

Reguły rezerwacji

Reguły zastępują zatwierdzanie. Ustawiasz je raz dla firmy, a pracownik dostaje tylko to, na co reguła pozwala.

• Domyślne godziny: wartości startowe pól „od” i „do”. Pracownik może je nadpisać w profilu.
• Horyzont rezerwacji: jak daleko w przyszłość wolno rezerwować.
• Limity: ile zaplanowanych rezerwacji może mieć jedna osoba, osobno dla biurek, sal i parkingu.
• Godziny rezerwowania: w jakich godzinach system przyjmuje rezerwacje.
• Potwierdzanie obecności: czy jest wymagane i po jakim czasie system zwalnia miejsce.
• Rezerwacja w imieniu: kto może rezerwować dla innych.

Zaproszenia i role

Ludzi dodajesz w Panel administracyjny → Zaproszenia, a zarządzasz nimi w Panel administracyjny → Użytkownicy. Liczba użytkowników jest nielimitowana w każdym planie.

• Zaproszenie wysyłasz mailem; na liście widać status i możesz je ponowić albo usunąć.
• Przy logowaniu firmowym kontem przez SSO konto tworzy się przy pierwszym wejściu, więc zaproszenia nie są potrzebne.
• Role: użytkownik widzi tylko swoje rezerwacje, menedżer rezerwacje całej firmy, administrator całą firmę i ustawienia subskrypcji.
• Rolę zmieniasz na liście użytkowników, także dla wielu osób naraz.
• Gdy ktoś odchodzi z firmy, dezaktywujesz go na liście użytkowników. Traci dostęp do firmy, a jego przyszłe rezerwacje i stałe przypisania są zwalniane. Historia rezerwacji zostaje.
• Pierwszym administratorem zostaje osoba, która zakłada firmę w aplikacji.

Uprawnienia do lokalizacji

Dostęp nadajesz na węźle drzewa: osobom albo zespołom. Uprawnienia dziedziczą się w dół, ale możesz je nadpisać niżej.

• Można dać dostęp do jednego piętra bez dostępu do pozostałych w tym samym budynku.
• Pojedyncze biurko lub miejsce parkingowe zastrzegasz w inspektorze obiektu, nie na całej lokalizacji.

Monitor sali i rotacja klucza

Monitor sali to ekran na tablecie przy drzwiach. Włączasz go w inspektorze sali, w sekcji Monitor sali.

1. 1

   Włącz monitor dla sali

   Aplikacja generuje unikalny adres z identyfikatorem sali.

2. 2

   Wygeneruj klucz dostępu

   Klucz paruje urządzenie. Bez niego adres pokazuje ekran parowania, nie kalendarz sali.

3. 3

   Otwórz adres na tablecie

   Tablet pokazuje status sali, trwające spotkanie i agendę dnia. Klucz możesz w każdej chwili zrotować, a stare urządzenia stracą dostęp.

Raporty i eksport

Pulpit wykorzystania jest w panelu administracyjnym, w sekcji Raporty. Pokazuje obłożenie biurek, sal, parkingu i zasobów.

• Wskaźnik wykorzystania z porównaniem do poprzedniego okresu.
• Mapa obłożenia tygodnia: dni i godziny, w których biuro jest najbardziej zajęte.
• Ranking lokalizacji oraz lista miejsc bez rezerwacji.
• Eksport do CSV do własnych analiz i do rozmowy z wynajmującym.

Pulpit wykorzystania to punkt wyjścia do rozmowy o metrażu.

Subskrypcja i faktury

Sekcja Subskrypcja pokazuje aktualny pakiet, cenę, datę odnowienia i wykorzystanie limitów zasobów. Płacisz za udostępnione zasoby, nie za osoby.

• Pakiet zmieniasz w panelu bocznym z zestawieniem planów i skutków zmiany.
• Karty płatnicze dodajesz i usuwasz w tej samej sekcji. Plan Free nie wymaga karty.
• Nieudana płatność: ponawiamy pobranie przed końcem okresu i informujemy mailem. Po nieudanych próbach konto przechodzi na plan Free, a dane zostają.
• Przy zejściu na niższy plan istniejące rezerwacje biurek nie znikają, ale nowe powstają tylko w ramach limitu. Przyszłe rezerwacje miejsc parkingowych są anulowane, dlatego nadwyżkę miejsc lepiej usunąć samodzielnie przed zmianą.
• Duże firmy mogą rozliczać się przelewem, na fakturę z terminem płatności, bez karty. Więcej o wdrożeniach w dużych organizacjach.
• Faktury i historia płatności są w tej samej sekcji, do pobrania.