Na wykonywanie pracy w modelu hybrydowym decyduje się coraz więcej pracodawców, a mimo braku regulacji prawnych w Kodeksie pracy, firmy we własnym zakresie poszukują rozwiązań umożliwiających jej sprawne wprowadzenie. Pojęcie pracy hybrydowej chociaż coraz bardziej zyskujące na popularności, nie doczekało się póki co swojej powszechnie obowiązującej definicji. Czym więc jest ten rodzaj pracy, jakie są jej zalety i wady i co można zrobić, aby wprowadzić pracę hybrydową w firmie?
Z artykułu dowiesz się:
– Co to jest praca hybrydowa i jak wygląda w praktyce?
– Jakie są modele pracy hybrydowej?
– Różnice między pracą zdalną a pracą hybrydową?
–Zalety pracy hybrydowej.
– Wady pracy hybrydowej.
– Jak zorganizować pracę hybrydową w biurze?
– Sposoby ułatwiające przyjęcie hybrydowego modelu pracy, w tym darmowe narzędzia.
– Jak HotDesks może pomóc Tobie i Twoim pracownikom przejść na hybrydowy model pracy
Co to jest praca hybrydowa i jak wygląda w praktyce?
Praca hybrydowa (ang. hybrid work model) to elastyczne podejście, które łączy pracę w środowisku biurowym i pracę z domu, czyli innymi słowy pracę stacjonarną i zdalną. Taki model pracy pozwala pracownikom wybrać sposób i miejsce wykonywania obowiązków oraz zapewnia autonomię w planowaniu tygodnia pracy tak, aby rozwiązanie było jednocześnie odpowiednie dla pracowników i zgodne z polityką firmy. Elastyczność oznacza zatem, że istnieją różne sposoby, aby model hybrydowy działał w poszczególnych organizacjach.
Firmy stosujące hybrydowy model pracy mogą oferować swoim pracownikom lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. To z kolei zwiększa produktywność i zaangażowanie pracowników w wykonywane obowiązki, a w rezultacie pomaga firmom działać wydajniej.
Praca hybrydowa rozumiana szerzej to współpraca między pracownikami a pracodawcą na warunkach korzystnych dla obu stron. Zatem definicji takiego pojęcia może być tak wiele, jak wiele jest firm ją stosujących.
Jakie są modele pracy hybrydowej?
Brak ustawowej regulacji pracy hybrydowej powoduje, że w firmach funkcjonuje ona na podstawie wewnętrznych regulaminów. Hybrydowy model pracy najczęściej dzieli się na 3 podstawowe rodzaje:
Elastyczny, hybrydowy model pracy
Elastyczny model pracy zakłada zmienność w sposobie wykonywania pracy i dostosowywanie do panującej sytuacji. Pracownicy w zależności od potrzeb i preferencji wykonują pracę zdalnie lub stacjonarnie, sami wybierają lokalizację i czas pracy na podstawie priorytetów na dany dzień. Na przykład, jeśli muszą poświęcić czas na skupienie się na projekcie, mogą wybrać pracę w domu lub w ulubionej kawiarni. Jeśli muszą spotkać się ze swoim zespołem lub wziąć udział w szkoleniu, mogą wybrać się do biura.
Stały hybrydowy model pracy
W tym modelu występuje rotacja pracowników, czyli podział na dwie grupy pracujące biurze i zdalnie, ale co istotne, co pewien czas wymieniają się modelem pracy, w rezultacie czego każdy pracownik ma możliwość pracy z domu i z biura. Organizacja ustala dni i godziny, w których pracownicy mogą pracować zdalnie lub przychodzić do biura. Na przykład może się zdarzyć, że niektóre zespoły przychodzą do biura w poniedziałki i środy, a inne we wtorki i czwartki lub organizacja może zezwolić wszystkim na pracę z domu we wcześniej ustalone dni każdego tygodnia.
Praca wyłącznie zdalna lub stacjonarna
Podział pracowników na dwie grupy, tj. pracowników wykonujących swoje obowiązki wyłącznie w biurze oraz pracowników pracujących tylko zdalnie. Nie wszystkie funkcje sprawowane w firmie mogą być wykonywane w sposób zdalny.
Różnice między pracą zdalną a pracą hybrydową
Nowelizacja do Kodeksu pracy wprowadza definicję pracy zdalnej, zgodnie z którą będzie to „wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.” Zaś praca hybrydowa to elastyczne podejście, które pozwala łączyć pracę zdalną z pracą w biurze.
Najważniejszą różnicą między tymi modelami pracy jest konieczność utrzymywania przestrzeni biurowej przez firmy, które stosują politykę pracy hybrydowej. Na rynku istnieje wiele rozwiązań usprawniających zarządzanie przestrzenią biurową w realiach pracy zdalnej i hybrydowej. W naszej ofercie również znalazły się takie systemy jak rezerwacja biurek, miejsc parkingowych czy sal konferencyjnych. Wszystko to z myślą o firmach poszukujących elastycznych rozwiązań, chcących obniżyć koszty prowadzenia biura i efektywniej zarządzać powierzchnią biurową.
Zalety pracy hybrydowej
Hybrydowy model pracy zachęca pracowników zarówno do pracy na miejscu, jak i pracy zdalnej. Prawidłowo wprowadzona praca hybrydowa jest korzystna dla obu stron. Poniżej przedstawiam kilka zalet takiego rozwiązania.
Zwiększenie zadowolenia i zaangażowania pracowników
Możliwość samodzielnego podejmowania decyzji czy pracować w domu czy w biurze daje pracownikom poczucie większej elastyczności i swobody wyboru. Obciążenie pracą staje się bardziej wyrównane, a satysfakcja z życia zawodowego wzrasta. Zaangażowani pracownicy osiągają lepsze wyniki biznesowe, co w efekcie może przynieść wzrost rentowności. Praca hybrydowa daje pracownikom wymierne oszczędności związane z czasem i środkami przeznaczonymi na dojazdy do biura. Osoby pracujące z domu mają też więcej czasu dla siebie i swoich bliskich, co umożliwia im zachowanie równowagi pomiędzy życiem zawodowym, a życiem osobistym.
Bardziej wydajne miejsca pracy
Hybrydowy model pracy oznacza, że każdego dnia na miejscu jest mniej osób niż w tradycyjnym modelu pracy stacjonarnej. Ponieważ Twoje biuro prawie nigdy nie będzie pełne, będziesz mieć więcej możliwości stworzenia wydajnej przestrzeni dla tych, którzy są na miejscu. Nie musisz już dłużej utrzymywać biurek stale przypisanych do danego pracownika, ponieważ przez określony czas w miesiącu prawdopodobnie będą stały puste. Zamiast tego możesz zaoferować opcje hot deskingu z wygodną rezerwacją wybranych miejsc, dzięki czemu osoby, które przyjdą do biura danego dnia, będą miały wyznaczone miejsce do pracy. Co możesz zrobić z pozostałą dodatkową przestrzenią? Dodaj np. wygodne kanapy, budki telefoniczne lub niewielkie, ciche przestrzenie.
Niższe koszty, większe oszczędności
Wprowadzenie mieszanego modelu pracy zmniejsza koszty. Nie będziesz potrzebować tyle sprzętu i materiałów biurowych, a oszczędności zauważysz choćby dzięki spadkowi rachunków za media. Firmy mogą również zaoszczędzić na wydatkach na najem nieruchomości, zmieniając biuro na mniejsze.
Poprawa bezpieczeństwa miejsca pracy
Praca hybrydowa daje możliwość zredukowania liczby pracowników przebywających w biurze w tym samym czasie. Jest to ważne w okresie większej zachorowalności i występowania zakażeń wirusowych. Praca hybrydowa umożliwia w tym czasie zmniejszenie zagęszczenia osób w biurze i ogranicza kontakty bezpośrednie między pracownikami.
Wady pracy hybrydowej
Praca w modelu mieszanym posiada też pewne ograniczenia, które można rozpatrywać jako wady i zagrożenia z niej wynikające. Poniżej opisuję kilka z nich.
Wypalenie pracowników
Hybrydowy model pracy pozostawiony bez kontroli bądź przy niewielkim lub zerowym nadzorze może powoli doprowadzić do wypalenia zawodowego pracowników. Ciężko jest wyznaczyć granice w trakcie home office i stosować się do regularnych godzin pracy. Dodatkowo jeśli podczas pracy wykonywanej zdalnie, w domu obecni są pozostali członkowie rodziny, rozproszenie uwagi jest dodatkowym czynnikiem wydłużającym czas spędzony na nadrobieniu zaległości. Próby zrównoważenia pracy i życia domowego mogą finalnie doprowadzić do wypalenia i zwiększenia poziomu stresu.
Zwiększona izolacja pracowników
Przez to, że pracownicy przez długie okresy czasu nie spotykają się na żywo, koncentrując się na swoich indywidualnych zadaniach, relacje i koleżeństwo zbudowane dzięki fizycznej obecności w biurze mogą zostać osłabione. Niektórzy pracownicy mogą czuć się zdemotywowani i samotni. Trudniej jest przekazać pomysły współpracownikom, a komunikacja staje się znacznie bardziej celowa przez konieczność umawiania rozmów. W takim modelu więcej wysiłku wymaga również utrzymanie zgranego zespołu.
Zagrożenia cybernetyczne
W hybrydowym modelu pracy korzystanie z technologii jest konieczne, a wraz z nią pojawiają się zagrożenia dla bezpieczeństwa. Szczególnie praca w domu narażona jest na zagrożenia bezpieczeństwa i utratę danych ze względu na luźniejsze protokoły bezpieczeństwa. Zabezpieczanie komputerów pracowników może być kosztownym przedsięwzięciem dla firm, obejmującym przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia czy upewnienie się, że zdalne komputery są zawsze aktualizowane. Konieczne jest również wdrożenie procedur tworzenia kopii zapasowych.
Nie jest odpowiednia dla wszystkich branż
Hybrydowe modele pracy mogą nie spełnić oczekiwań w każdej branży. Niektóre firmy zdecydowały się działać w pełni zdalnie, podczas gdy inne, aby funkcjonować muszą być stale na miejscu, jak np. zakłady produkcyjne czy ochrona zdrowia.
Jak zorganizować pracę hybrydową w biurze?
Według ogólnopolskiego badania stanu pracy hybrydowej przeprowadzonego przez firmę Deloitte we wrześniu 2022 r. okazuje się, że wiele firm i organizacji nie wprowadziło dotychczas jasnych zasad definiujących ten model pracy. W efekcie pracownicy zgłaszają negatywne doświadczenia i obniżoną efektywność w ramach zespołów. Dane pokazują również, że duże znaczenie ma dla pracowników możliwość pracy w wymiarze częściowo zdalnym. W związku z tym, że właśnie taki model pracy jest pożądany i dodatkowo otwiera organizacjom furtkę do optymalizacji kosztów związanych z przestrzenią biurową, należy się spodziewać, że praca hybrydowa będzie zyskiwała na popularności w najbliższych latach. Organizacje muszą się jednak zaopatrzyć w narzędzia usprawniające im efektywne zarządzanie.
Sposoby ułatwiające przyjęcie hybrydowego modelu pracy, w tym darmowe narzędzia.
Jak HotDesks może pomóc Tobie i Twoim pracownikom przejść na hybrydowy model pracy?
W HotDesks stworzyliśmy narzędzia wspierające pracę hybrydową i ułatwiające firmom zarządzanie przestrzenią biurową. Za ich pomocą m. in. usprawnisz działanie biura, zlikwidujesz nieczynne biurka, zwiększysz zatrudnienie nie zwiększając przy tym najmowanej powierzchni, ułatwisz pracownikom korzystanie z firmowego parkingu. To tylko niektóre z korzyści, które mogą wpłynąć na obniżenie kosztów operacyjnych.
Korzystanie z aplikacji HotDesks to przede wszystkim narzędzie użyteczne dla samych pracowników, którzy mogą korzystać z szeregu funkcji takich jak:
– sprawdzenie dostępności stanowisk pracy,
– sprawdzenie ich wyposażenia i standardu,
– sprawdzenie towarzystwa przy sąsiednich biurkach,
– sprawdzenie dostępności miejsc parkingowych,
– sprawdzenie dostępności sal konferencyjnych i rezerwowanie ich ad hoc,
– rezerwacja ulubionego biurka z wyprzedzeniem,
– rezerwacja miejsca na parkingu z wyprzedzeniem,
a w przypadku zmiany planów odwołać każdą rezerwację. To co odróżnia HotDesks od innych aplikacji to możliwość wygodnego korzystania z narzędzi usprawniających pracę hybrydową od razu, bez czasochłonnych wdrożeń. Oznacza to kolejne oszczędności w Twojej firmie.
